Dezelfde factuur via twee kanalen
De leverancier mailt hem naar de projectleider en naar de administratie. Beiden uploaden hem, en na een week staan er twee even grote kostenposten in het project.
Dubbele facturen
Een dubbele factuur controleren voordat ze wordt goedgekeurd
Een inkoopfactuur die twee keer wordt betaald, komt vaker voor dan iedereen toegeeft: de leverancier stuurt een herinnering, een collega uploadt het bestand opnieuw, of een kopie komt binnen onder een ander kanaal. Fidrel controleert op twee manieren. Het herkent een bestand dat al is geüpload, en het waarschuwt wanneer het factuurnummer bij dezelfde leverancier al bestaat. Deze pagina legt uit hoe, en wat de controle niet vangt.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Hoe dubbele facturen ontstaan
Een herinnering die op een factuur lijkt
Een betalingsherinnering draagt vaak hetzelfde factuurnummer als de oorspronkelijke factuur. Wie hem als nieuwe factuur invoert, boekt dezelfde kosten opnieuw.
De controle komt te laat
Een dubbele factuur valt pas op bij de betaling of bij de afrekening. Dan is hij al toegewezen aan een post en telt hij mee in de prognose.
Welke controles Fidrel doet
De eerste controle gaat over het bestand: Fidrel berekent van elk geüpload bestand een vingerafdruk (SHA-256) en herkent een bestand dat precies gelijk is aan een eerder geüpload bestand. De tweede gaat over de inhoud: dezelfde leverancier, hetzelfde factuurnummer, waarbij hoofdletters en spaties aan het begin of einde niet tellen, en een andere factuur die niet is afgewezen. De waarschuwing houdt een factuur niet tegen: met een reden van minstens tien tekens gaat ze door.
Inkoopfacturen
Wat een afwijzing doet
Een afgewezen factuur telt niet meer mee in de kostenbewaking, en ook niet meer als gelijke factuur bij een volgende controle. Wijst u het duplicaat af, dan blijft de eerste factuur zonder waarschuwing staan. Wijst u de eerste af en laat u de tweede staan, dan krijgt de tweede ook geen waarschuwing meer. Kijk daarom bij een afwijzing welke van de twee u afwijst.
De controle stap voor stap
Stap 1
Het bestand uploaden
Sleep de factuur naar het scherm Facturen of kies Bestanden kiezen. Is hetzelfde bestand al in het project geüpload, dan voegt Fidrel het niet opnieuw toe maar meldt Bestand bestaat al, wordt geopend en opent de bestaande factuur.
Stap 2
Leverancier en nummer controleren
Kies in de stap Controleren de leverancier en controleer het factuurnummer en de factuurdatum. Bestaat er bij die leverancier al een factuur met hetzelfde nummer die niet is afgewezen, dan staat er bij de controles Dit factuurnummer bestaat al bij de leverancier.
Stap 3
De twee facturen vergelijken
Bovenaan de factuur staat Mogelijk duplicaat met voor elke gelijke factuur een knop Vergelijken, met nummer en bedrag. Open die en leg datum, bedrag en regels naast elkaar.
Stap 4
Doorgaan met een reden of afwijzen
Is het geen duplicaat, vul dan bij Leg uit waarom dit geen duplicaat is in waarom, met minstens 10 tekens, en kies Klopt, doorgaan. Is het wel een duplicaat, kies dan Afwijzen. De factuur telt dan niet meer mee in de kostenbewaking.
Stap 5
In het register terugvinden
In de lijst met facturen staat bij een mogelijk duplicaat de tekst Mogelijk duplicaat onder de naam van de leverancier. Zo ziet u ook zonder de factuur te openen welke facturen aandacht vragen.
Wat de controle niet vangt
Fidrel vergelijkt het factuurnummer binnen dezelfde leverancier. Dezelfde factuur onder een ander nummer, of onder een andere leveranciersnaam in het project, valt buiten de controle. Ook bedrag en datum worden niet vergeleken om een duplicaat te vinden; die ziet u pas als u de twee facturen met Vergelijken naast elkaar legt.
Wat Fidrel hier niet doet
Fidrel vergelijkt factuurnummers binnen dezelfde leverancier; dezelfde factuur onder een ander nummer of onder een andere leveranciersnaam herkent het niet. Een waarschuwing houdt een factuur niet tegen: met een reden van minstens tien tekens gaat de factuur door. Fidrel voert geen betaling uit en heeft geen koppeling met een boekhoudpakket: de controle gebeurt op de facturen in het project.
Gerelateerde oplossingen
Eén project. Eén abonnement. Het hele platform is inbegrepen.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
- 30 dagen gratis
- Onbeperkt aantal deelnemers
- Geen minimale looptijd
Inzichten
Alles bekijken
Projectafstemming wordt eenvoudiger
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
De tekening bij de hand. Open DWG op je mobiel.
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Een duidelijkere planning. Van eerste activiteit tot laatste mijlpaal.
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meer
Als er bij dezelfde leverancier al een andere factuur met hetzelfde nummer is die niet is afgewezen. Hoofdletters en spaties aan het begin of einde van het nummer tellen niet mee.
Fidrel herkent het aan de vingerafdruk van het bestand, voegt het niet opnieuw toe en opent de bestaande factuur, met de melding dat het bestand al bestaat.
Ja, met een reden. Vul bij Leg uit waarom dit geen duplicaat is minstens 10 tekens in en kies Klopt, doorgaan. De reden blijft bij de factuur bewaard.
De factuur telt niet meer mee in de kostenbewaking. Hij staat nog wel in de lijst onder Afgewezen en geeft bij een volgende controle geen waarschuwing meer voor andere facturen.
Nee. De controle vergelijkt het factuurnummer binnen dezelfde leverancier. Een afwijkend nummer of een tweede leveranciersnaam valt erbuiten; vergelijk dan bedrag en datum zelf.
Nee. De controle zit bij de factuur. Een betaling registreert u achteraf; Fidrel voert zelf geen bankoverschrijving uit.