Inkoopfacturen
Een e-factuur brengt haar gegevens mee als gestructureerde data. Fidrel leest UBL-facturen, ook in de Nederlandse NLCIUS-variant of in een Peppol-envelop, rechtstreeks uit het XML-bestand, zonder tekstherkenning, en leidt ze door dezelfde drie stappen als elke inkoopfactuur in het project: controleren, toewijzen aan de calculatie, goedkeuren. Zo zien opdrachtgever, bouwmanager en projectadministratie welke kosten zijn geaccepteerd en welke facturen nog op controle of goedkeuring wachten.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Een UBL-factuur is netjes gestructureerd, maar zegt niet bij welke discipline of calculatieregel de kosten horen. Die koppeling maakt nog steeds iemand in het project, en tot dan staat de factuur in geen enkel kostenoverzicht.
De factuur staat in een mailbox, de calculatie bij de bouwmanager en het akkoord in een berichtenwisseling. Wie maanden later wil weten wie welke factuur wanneer heeft goedgekeurd, zoekt op drie plekken.
Een onderaannemer dient dezelfde factuur twee keer in, of de regels tellen niet op tot het totaal. Zonder controle vóór de goedkeuring valt dat vaak pas op als het geld al is overgemaakt.
Een e-factuur in UBL, zoals de Nederlandse NLCIUS-factuur, leest Fidrel rechtstreeks uit het XML-bestand. Zit de factuur in een Peppol-envelop, dan pakt Fidrel die uit en leest de factuur erin. Daarnaast leest Fidrel onder meer XRechnung, ZUGFeRD en Factur-X van Duitse en Franse leveranciers, en FatturaPA en Facturae uit Italië en Spanje. Omdat de waarden uit de data komen, markeert Fidrel ze als exact. Bij een pdf zonder data leest Fidrel de tekst van de pagina, bij foto’s en scans werkt tekstherkenning, en die waarden zijn apart gemarkeerd, zodat u ze extra zorgvuldig controleert. Elk bestand mag tot 25 MB groot zijn.
Inkoopfacturen
In de eerste stap vergelijkt u de overgenomen gegevens met de factuur. Fidrel laat zien of netto plus btw het factuurtotaal geeft en of de factuurregels kloppen met de bedragen. De btw-behandeling komt uit het bestand: normale btw, btw verlegd of btw-vrij. Bestaat het factuurnummer al bij de leverancier, dan gaat u pas verder als u kort aangeeft waarom het geen dubbele factuur is. Een IBAN op de factuur wordt op zijn controlecijfer gecontroleerd. Staat de factuur in een andere valuta, dan stelt Fidrel de ECB-referentiekoers op de factuurdatum voor en bewaart het de oorspronkelijke bedragen.
Stap 1
Sleep het XML-bestand van de factuur naar de inkoopfacturen van het project of kies het met Bestanden kiezen. Fidrel neemt leverancier, factuurnummer, factuur- en vervaldatum, bedragen, btw en factuurregels over uit de data.
Stap 2
Fidrel rekent na of netto plus btw het factuurtotaal geeft en of de regels optellen tot de bedragen, en meldt een factuurnummer dat bij dezelfde leverancier al bestaat. Daarna bevestigt u de gegevens met Klopt, doorgaan.
Stap 3
Koppel de hele factuur aan één calculatieregel of wijs elke factuurregel apart toe. Fidrel stelt passende regels voor en laat zien hoeveel budget er op die regel nog over is.
Stap 4
Zodra het hele bedrag is toegewezen, keurt u de factuur goed of legt u haar voor aan degene die goedkeurt. Na de betaling legt u datum en bedrag vast bij de factuur.
De toewijzing verbindt de factuur met de calculatie: als geheel met één regel, regel voor regel of verdeeld over meerdere regels. De suggesties zijn gebaseerd op een vergelijkbare omschrijving, dezelfde code, dezelfde bestelling of hetzelfde contract en op eerdere facturen van de leverancier; opgeslagen wordt alleen wat u kiest. Pas als het hele bedrag is toegewezen, kan de factuur worden goedgekeurd of ter beoordeling worden ingediend. Goedgekeurde gegevens zijn vergrendeld, en corrigeren gaat met een creditnota die aan de oorspronkelijke factuur is gekoppeld. Een afgewezen factuur telt niet mee in de kostenbewaking.
Welke financiële rechten iemand in het project heeft, stelt een beheerder per persoon in, van bekijken via uploaden, bewerken, toewijzen en goedkeuren tot budget en prognose. Daarnaast kan een beheerder voor het project het vierogenprincipe aanzetten. Dan kan wie de gegevens van een factuur heeft bevestigd, diezelfde factuur niet zelf goedkeuren; dat doet iemand anders met goedkeuringsrecht. Wie wat wanneer heeft bevestigd, gewijzigd of goedgekeurd, staat met naam en tijdstip in de historie van de factuur.
De facturen worden geüpload: Fidrel ontvangt ze niet per e-mail of via een e-factuurnetwerk. Fidrel maakt en verstuurt zelf geen facturen, ook niet aan uw opdrachtgevers. Er gaat niets naar een boekhoudpakket; het factuurregister kan naar Excel en CSV worden geëxporteerd. Fidrel legt betalingen vast die al zijn gedaan en voert geen overboeking uit. Fidrel zegt niets over welke verplichtingen of termijnen voor uw bedrijf gelden en vervangt geen belastingadviseur.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meerJa. Fidrel leest UBL-facturen, ook in de NLCIUS-variant en in een Peppol-envelop, rechtstreeks uit het XML-bestand. De waarden komen exact uit de data, zonder tekstherkenning.
Nee. U sleept het bestand naar de inkoopfacturen van het project of kiest het daar. De factuur wacht dan onder Te controleren tot iemand de gegevens bevestigt.
Iemand aan wie een beheerder in het project dat recht heeft gegeven. Staat het vierogenprincipe aan, dan moet dat een ander zijn dan degene die de gegevens heeft bevestigd.
Nee. Fidrel legt betalingen vast die al zijn gedaan en voert geen overboeking uit. Deelbetalingen legt u afzonderlijk vast; betaald staat de factuur zodra het volledige bedrag is vastgelegd.
Vóór de goedkeuring corrigeert u de gegevens of wijst u de factuur af; een afgewezen factuur telt niet mee in de kosten. Na de goedkeuring zijn de gegevens vergrendeld en corrigeert u met een creditnota.
Staat in de UBL-factuur dat de btw is verlegd, dan neemt Fidrel die behandeling over uit het bestand; bij de controle ziet u haar in het veld Btw en kunt u haar wijzigen. Of de verlegging terecht is, beoordeelt u zelf of met uw adviseur; Fidrel geeft geen belastingadvies.
