Das Protokoll ist ein Fließtext
Aufgaben stecken im Absatz neben den Entscheidungen. Wer wissen will, was für wen offen ist, liest das gesamte Protokoll noch einmal durch und fasst es selbst zusammen.
Für Bauherrenvertreter
Besprechungen und Protokolle für Bauherrenvertreter
Ein Bauherrenvertreter führt die Besprechung zwischen Bauherr, Planern und Auftragnehmern und will, dass beschlossene Aufgaben nicht zwischen zwei Terminen verschwinden. Diese Seite zeigt, wie er in Fidrel vorher die Besprechung anlegt, währenddessen Punkte mit Verantwortlichen und Fristen festhält und danach liest, was offen ist, und was Fidrel dafür nicht übernimmt.
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Warum Aufgaben aus Besprechungen verschwinden
Offene Punkte sterben bei der nächsten Einladung
Die Tagesordnung des nächsten Termins wird neu geschrieben. Was beim letzten Mal vereinbart wurde, taucht nur auf, wenn jemand daran denkt, es abzuschreiben.
Eine Entscheidung ohne Ursprung
Ein Monat später fragt jemand, wer die Änderung beschlossen hat und mit welcher Folge für Kosten und Termin. Die Antwort steht irgendwo in einem Protokoll, das niemand mehr findet.
Wie sich ein Punkt lesen lässt
Jeder Tagesordnungspunkt ist ein eigener Eintrag mit einer Nummer wie TOP-005, einem Status, einer verantwortlichen Person und einer Frist. Die Liste der Punkte zeigt damit die offenen Zusagen des Projekts statt eines Absatzes. Punkte lassen sich mit Dokumenten, Zeichnungen, RFIs, Vorgängen, Kalkulationspositionen, Rechnungen und Budgetpositionen verknüpfen. Eine Entscheidung trägt das Kürzel ENT und bleibt nach dem Beschluss erhalten; wird sie später durch eine neue abgelöst, steht bei ihr „Ersetzt“, und sie wird nicht gelöscht.
Besprechungen & Entscheidungen
Wer schreibt, wer liest, wer Punkte ändert
Besprechungen, Punkte und Entscheidungen sind ein Bereich des Projekts, den ein Administrator Teilnehmern gibt oder nicht gibt. Wer nur Leserechte hat, liest das Protokoll und kann nichts anlegen. Einen Eintrag ändern können, wer ihn angelegt hat, die als verantwortlich eingetragene Person und ein Administrator, jeweils mit Schreibrecht. Der Planer, der auf einem Punkt steht, kann also dessen Status selbst nachführen, ohne dass Sie ihn zuvor anfassen müssen. Jede Änderung steht im Verlauf des Eintrags mit Name und Zeit.
Vor, während und nach der Besprechung
Schritt 1
Vorher: die Besprechung anlegen
Wählen Sie im Bereich „Besprechungen & Entscheidungen“ die Schaltfläche „Neue Besprechung“. Stellen Sie den Besprechungstyp ein, etwa „Baubesprechung“ oder „Koordinationsbesprechung“, tragen Sie Datum, Ort oder Link zur Online-Besprechung, Tagesordnung, Teilnehmende, Vorsitz und Protokollführung ein und setzen Sie den Status auf „Geplant“.
Schritt 2
Offene Punkte aufgreifen
Öffnen Sie die Besprechung und nutzen Sie „Bestehenden Tagesordnungspunkt hinzufügen / Verknüpfung hinzufügen“. Sie suchen einen früheren Punkt aus und verknüpfen ihn mit dieser Besprechung; er behält seine verantwortliche Person, seine Frist und seinen Verlauf. Das geschieht Punkt für Punkt und nicht für alle auf einmal.
Schritt 3
Währenddessen: Punkte und Entscheidungen
Legen Sie mit „Neuer Tagesordnungspunkt“ jede Aufgabe an, mit verantwortlicher Person, Frist und Punktnummer. Fällt ein Beschluss, wählen Sie am Punkt oder an der Besprechung „Als Entscheidung registrieren“ und tragen Sie ein, wer entschieden hat, wer betroffen ist, was es kostet, wie viele Tage es den Termin berührt und welche Auswirkungen es hat.
Schritt 4
Nachher: Protokoll schreiben und abschließen
Schreiben Sie das Protokoll in das Feld „Protokoll und Entscheidungen“ und setzen Sie die Besprechung von „Geplant“ auf „Abgehalten“ und später auf „Abgeschlossen“. Die verantwortlichen Personen sehen ihre Punkte auf der Startseite unter „Mir zugewiesen“.
Schritt 5
Die Liste vor dem nächsten Termin lesen
Filtern Sie die Punkte nach Status, Unternehmen, Autor und Datum. Offen sind die Punkte mit dem Status „Offen“ oder „In Bearbeitung“; die Liste ist Ihre Vorbereitung auf die nächste Besprechung, und die verantwortlichen Personen sprechen Sie darauf an.
Was Fidrel hier nicht tut
Fidrel verschickt zu Besprechungen keine E-Mail; die Teilnehmenden lesen das Protokoll in Fidrel, oder Sie geben es auf anderem Weg weiter. Wer auf einem Punkt benannt wird, erfährt es in Fidrel. Zur Frist eines Punkts verschickt Fidrel in diesem Ablauf keine Erinnerung, und das Durchgehen der offenen Punkte vor dem nächsten Termin bleibt Ihre Aufgabe. Eine Unterschrift oder Zustimmung unter dem Protokoll sieht Fidrel nicht vor. Der Besprechungstyp „Abnahme“ bezeichnet nur die Art des Termins; ein Abnahmeprotokoll oder eine rechtliche Abnahme entsteht dadurch nicht.
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Baubesprechung, Planungsbesprechung, Produktionsbesprechung, Finanzbesprechung, Koordinationsbesprechung, Abnahme und Sonstiges. Neue Besprechungen beginnen als Baubesprechung.
Nein. Sie verknüpfen einen früheren Punkt mit der neuen Besprechung, einen nach dem anderen. Der Punkt behält dabei seine verantwortliche Person, seine Frist und seinen Verlauf.
Titel, wer entschieden hat, betroffene Personen, Entscheidungskosten mit Währung, zeitliche Auswirkung in Tagen und die Auswirkungen. Sie wird mit der Besprechung oder dem Punkt verknüpft, aus dem sie entstanden ist.
Nein. Fidrel verschickt zu Besprechungen keine E-Mail. Die Teilnehmenden lesen das Protokoll in Fidrel, sofern sie den Bereich haben.
Ja. Jeder Eintrag hat einen Verlauf, der Feld für Feld zeigt, wer was und wann geändert hat, und Sie können direkt am Eintrag kommentieren.