Das Protokoll ist ein Dokument, keine Liste
Wird jede Woche ein neues Protokoll geschrieben, steht der Punkt von vor drei Wochen in einem alten Dokument. Niemand sucht ihn dort, und er kommt in der Besprechung nicht mehr vor.
Leitfaden Jour fixe
Jour fixe im Bau: Ablauf, Protokoll und offene Punkte
Ein Jour fixe ist ein Besprechungstermin, der immer am selben Tag zur selben Zeit stattfindet, auf der Baustelle meist wöchentlich oder alle zwei Wochen. Sein Wert liegt in der Wiederkehr: Was heute offen bleibt, wird beim nächsten Mal wieder aufgerufen. Das gelingt nur, wenn die offenen Punkte nicht im Protokoll der letzten Woche verschwinden. Dieser Leitfaden erklärt den Aufbau eines Jour fixe und zeigt, wie Sie in Fidrel Punkte mit Verantwortlichem und Frist von Termin zu Termin mitnehmen.
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Woran ein Jour fixe auf der Baustelle scheitert
Niemand ist für einen Punkt verantwortlich
Ein Punkt ohne Namen und ohne Frist wird von allen für wichtig und von keinem für seinen gehalten. In der nächsten Besprechung wird er vertagt, und so geht es weiter, bis aus ihm ein Problem geworden ist.
Entscheidungen sind nicht mehr auffindbar
Im Jour fixe wird entschieden, was Termine und Kosten verändert. Steht die Entscheidung nur im Fließtext des Protokolls, lässt sie sich Wochen später nur mit Mühe belegen.
Der Aufbau eines Jour fixe
Ein Jour fixe auf der Baustelle folgt meist demselben Gerüst: Kopf mit Datum, Ort und Teilnehmenden, dann die Punkte der letzten Besprechung, die noch offen sind, dann neue Punkte nach Gewerk oder Thema, am Ende Entscheidungen und der nächste Termin. Das Gerüst bleibt jede Woche gleich, nur der Inhalt wechselt. Fidrel bildet dafür drei Dinge ab: die Besprechung mit Tagesordnung, Teilnehmenden und Protokoll, die Tagesordnungspunkte mit Verantwortlichen und die Entscheidungen. Jeder Eintrag bekommt eine Nummer, Besprechungen BSP, Punkte TOP und Entscheidungen ENT.
Besprechungen & Entscheidungen
Wie Punkte von Woche zu Woche mitgehen
Ein Punkt lebt länger als eine Besprechung. Er wird in einer Besprechung angelegt und kann in einer späteren per Verknüpfung wieder aufgegriffen werden. Sein Status steht auf „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“, und die verantwortliche Person sieht ihn auf der Startseite unter „Mir zugewiesen“, bis er abgeschlossen ist. Jede Änderung steht Feld für Feld im Verlauf, und im Eintrag lässt sich kommentieren. Wer vor dem Jour fixe wissen will, was offen ist, öffnet die Liste der Tagesordnungspunkte und filtert nach dem Status.
So führen Sie den Jour fixe in Fidrel
Schritt 1
Die Besprechung als Eintrag anlegen
Wählen Sie unter „Besprechungen & Entscheidungen“ die Schaltfläche „Neue Besprechung“. Besprechungstyp ist voreingestellt „Baubesprechung“; daneben gibt es zum Beispiel „Koordinationsbesprechung“ und „Planungsbesprechung“. Datum, Ort und gegebenenfalls einen „Online-Besprechungslink“ tragen Sie ein.
Schritt 2
Teilnehmende, Vorsitz und Protokollführung festhalten
Tragen Sie „Teilnehmende“ und „Abwesende“ ein und nennen Sie „Vorsitz“ und „Protokollführung“. Die Tagesordnung schreiben Sie in das Feld für den Text der Besprechung. Der Status beginnt bei „Entwurf“ und geht über „Geplant“ und „Abgehalten“ bis „Abgeschlossen“.
Schritt 3
Punkte direkt in der Besprechung anlegen
Öffnen Sie die Besprechung und wählen Sie „Neuer Tagesordnungspunkt“. Jeder Punkt bekommt eine verantwortliche Person, eine Frist und einen Status. Wer als verantwortlich eingetragen wird, erhält eine Benachrichtigung in Fidrel.
Schritt 4
In der nächsten Besprechung wieder aufgreifen
Legen Sie die nächste Besprechung an und wählen Sie darin „Bestehenden Tagesordnungspunkt hinzufügen“. Sie suchen den Punkt unter den Einträgen und verknüpfen ihn; in der Besprechung steht er mit seinem aktuellen Status. Offen gebliebene Punkte gehen so von Woche zu Woche mit.
Schritt 5
Entscheidungen registrieren und abschließen
Wurde in der Besprechung entschieden, wählen Sie „Als Entscheidung registrieren“. Die Entscheidung wird mit ihrem Ursprung verknüpft. Erledigte Punkte setzen Sie auf „Abgeschlossen“, die Besprechung nach dem Termin auf „Abgehalten“ und später auf „Abgeschlossen“.
Ein Protokoll, auf das man sich beziehen kann
Das Protokoll einer Besprechung steht im Eintrag, und Dateien und Bilder lassen sich anhängen, etwa der Plan, über den gesprochen wurde. Einträge lassen sich mit Dokumenten, Zeichnungen, RFIs, Vorgängen und Kalkulationspositionen verknüpfen. So führt der Punkt zum Plan, über den er geht, und der Plan zurück zum Punkt. Wichtig ist, was ins Protokoll gehört: das Ergebnis, nicht der Verlauf der Diskussion. Wer entschieden hat und wer betroffen ist, hält die Entscheidung fest.
Was Fidrel beim Jour fixe nicht übernimmt
Fidrel legt keine Besprechungsserie an: Jede Besprechung ist ein eigener Eintrag, den Sie neu anlegen. Das Protokoll verschickt Fidrel nicht per E-Mail. Die Teilnehmenden einer Besprechung sind ein Textfeld, keine Einladung; wer eingeladen werden soll, erfährt es nicht durch Fidrel. Den Termin selbst können Sie zusätzlich als Eintrag vom Typ „Besprechung“ im Projektkalender führen, die beiden sind nicht verbunden. Eine Vorlage für ein Protokoll zum Herunterladen bietet Fidrel nicht an.
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Legen Sie die nächste Besprechung an und wählen Sie „Bestehenden Tagesordnungspunkt hinzufügen“. Sie suchen den Punkt und verknüpfen ihn; er bleibt mit seinem Status und seiner Frist erhalten.
Nein. Jede Besprechung ist ein eigener Eintrag. Die Verbindung zwischen den Terminen entsteht durch die Tagesordnungspunkte, die Sie von Besprechung zu Besprechung aufgreifen.
Ja, mit einer Benachrichtigung in Fidrel. Alles Offene steht auf der Startseite unter „Mir zugewiesen“, bis der Punkt abgeschlossen ist. Eine E-Mail dazu verschickt Fidrel nicht.
Mit „Als Entscheidung registrieren“ aus der Besprechung oder aus einem Punkt. Die Entscheidung bekommt eine Nummer, nennt, wer entschieden hat und wer betroffen ist, und verweist auf ihren Ursprung.
Nicht aus Fidrel heraus. Das Protokoll steht im Eintrag der Besprechung; wer Zugriff auf das Projekt hat, liest es dort. Eine E-Mail mit dem Protokoll verschickt Fidrel nicht.