Der Termin kommt zu spät
Die Begehung sollte vor dem Ende der Frist liegen, damit genug Zeit bleibt, Funde zu melden und beseitigen zu lassen. Steht der Termin nur im Kopf der Bauleitung, fällt er in die Woche, in der die Frist längst abläuft.
Leitfaden Gewährleistung
Die Gewährleistungsbegehung vorbereiten, durchführen und nachverfolgen
Bevor die Gewährleistung für ein Gebäude oder ein Gewerk ausläuft, gehen Bauherr oder Betreiber noch einmal durch das Haus und halten fest, was nicht in Ordnung ist. Die Begehung ist ein Termin, kein Gesetzestext: Wann sie stattfindet und wer teilnimmt, legt Ihr Vertrag fest oder Sie vereinbaren es. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Begehung in Fidrel als Termin neben die Gewährleistungsfristen legen, die Funde als Störungsmeldungen mit Foto erfassen, das Protokoll an einem festen Ort ablegen und jeden Fund bis zur Behebung verfolgen.
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Woran Begehungen vor Fristablauf scheitern
Funde bleiben auf Zetteln
Beim Rundgang werden Risse, Feuchteflecken und defekte Beschläge notiert, aber nicht jedem Fund ein Gewerk und ein Foto zugeordnet. Zurück im Büro lässt sich nicht mehr sagen, wo genau der Schaden war und welche Firma ihn beseitigen soll.
Das Protokoll liegt an einem anderen Ort als die Fristen
Das Begehungsprotokoll landet im Postfach des Teilnehmers, die Fristen in einer Tabelle. Wer später wissen will, was bei der Begehung gefunden wurde, sucht an zwei Stellen, und oft an keiner mit Erfolg.
Der Termin im Register: eine Zeile mit Datum
In der deutschen Vorlage steht die Gewährleistungsbegehung als vierte Zeile unter den Fristen nach der Abnahme, mit dem Hinweis „Üblich“ und ohne Monatszahl; sie ist nicht vorausgewählt. Aktivieren Sie sie, tragen Sie die Monate ein, und Fidrel legt einen Eintrag der Art Gewährleistung mit Beginn am Tag der Abnahme und Ende am errechneten Tag an. Die Erinnerung davor wählt Fidrel nach der Länge der Frist: 14 Tage bei bis zu sechs Monaten, 30 Tage bis zu einem Jahr und 90 Tage bei längeren Fristen. Im Eintrag ändern Sie die Zahl der Tage zwischen 0 und 730 selbst.
Betrieb
Funde sind Störungsmeldungen
Eine Begehung erzeugt viele kleine Aufgaben, und für jede braucht es dieselben Angaben: Was, wo, welche Firma, bis wann. Die Störungsmeldung der Bewirtschaftung trägt genau diese Angaben: Beschreibung, Ort, Fotos, Priorität, Anlage, Gewerk, zuständige Person, ausführende Firma und Termin. Der Status läuft von „Gemeldet“ über „Zugewiesen“ und „In Bearbeitung“ bis „Behoben“. Fidrel zählt die Meldungen je Gewerk, und der Meldende erfährt, sobald ein Fund behoben ist. Wer nach der Begehung eine Liste für Firmen braucht, filtert die Ansicht nach Gewerk.
So begleiten Sie die Begehung in Fidrel
Schritt 1
Den Termin neben die Fristen legen
Wählen Sie in „Verträge & Gewährleistung“ die Schaltfläche „Fristen nach der Abnahme“, tragen Sie den „Tag der Abnahme“ ein und aktivieren Sie die Zeile „Gewährleistungsbegehung“. Geben Sie die Monate nach der Abnahme ein, zu denen die Begehung stattfinden soll.
Schritt 2
Zur Vorbereitung die Fristen je Gewerk sichten
Nutzen Sie die „Aufstellung der Gewährleistungsfristen je Gewerk“ aus der Übergabe-Checkliste und das Feld „Gewährleistung bis“ in der Anlagenliste, um die Begehung auf die Gewerke und Anlagen auszurichten, deren Frist als Nächstes endet.
Schritt 3
Funde beim Rundgang als Störungsmeldung erfassen
Öffnen Sie auf dem Smartphone im Browser „Störung melden“. Beschreiben Sie den Fund, tragen Sie den „Ort“ ein, wählen Sie Anlage und Gewerk und fügen Sie bis zu zwölf Fotos hinzu. Jeder Fund bekommt eine eigene Nummer.
Schritt 4
Zuständige und ausführende Firma eintragen
Nach dem Rundgang weisen Sie jede Meldung einer verantwortlichen Person zu und tragen die „Ausführende Firma“ und „Zu erledigen bis“ ein. Die Meldung steht danach auf „Zugewiesen“ und erscheint bei der Person mit dem Hinweis „Ihnen zugewiesen“.
Schritt 5
Das Protokoll ablegen und die Funde abschließen
Legen Sie das Begehungsprotokoll im Ordner „Gewährleistungsbegehung“ unter „10 Gewährleistung“ ab. Die Funde bearbeiten Sie weiter bis „Behoben“; die Beschreibung der Behebung steht an der Meldung, und die Liste „Offen“ zeigt, was fehlt.
Wo die Unterlagen der Begehung liegen
Die Ordnerstruktur der Bewirtschaftung hat im Ordner „10 Gewährleistung“ drei Unterordner, die zur Begehung passen: „Gewährleistungsfristen je Gewerk“, „Mängelanzeigen“ und „Gewährleistungsbegehung“. Das Begehungsprotokoll passt in den letzten, Schreiben an Firmen passen in „Mängelanzeigen“. Daneben gibt es im Ordner „12 Betrieb“ einen Unterordner „Begehungsprotokolle“ für die allgemeinen Rundgänge im Betrieb. Beide Ablageorte sind Vorschläge: Ein Projektadministrator legt die Ordner an und kann sie später umbenennen oder verschieben.
Was Fidrel bei der Begehung nicht übernimmt
Einladungen zum Termin verschickt Fidrel nicht, und es gibt kein Formular, das ein Begehungsprotokoll erzeugt: Das Protokoll schreiben Sie außerhalb und legen es ab. Eine Unterschrift der Teilnehmer nimmt Fidrel nicht auf. Die Erinnerung an den Termin erscheint in der Glocke bei der Person, die den Eintrag angelegt hat, und bei den Projektadministratoren, nicht in E-Mails. Aus einem Fund entsteht kein Schreiben an die Firma; wie und bis wann ein Mangel anzuzeigen ist, klären Sie mit Ihrem Vertrag und einem Baurechtsanwalt.
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Nein. Sie schreiben das Protokoll in Ihrem eigenen Format und legen es im Ordner „Gewährleistungsbegehung“ oder „Begehungsprotokolle“ ab. Fidrel führt die Funde als Störungsmeldungen mit Foto und Status.
Mit „Störung melden“ im Browser des Smartphones: Beschreibung, Ort, Anlage, Gewerk und bis zu zwölf Fotos. Die Meldung erhält eine Nummer und die verantwortliche Person wird benachrichtigt, sobald Sie sie zuweisen.
Nein. Fidrel verschickt keine Einladungen. Die Erinnerung an den Termin erhalten nur die Person, die den Eintrag angelegt hat, und die Projektadministratoren in der Glocke.
Jede Anlage hat das Feld „Gewährleistung bis“. Die Übersicht zeigt bis zu fünf Anlagen, deren Gewährleistung in den nächsten 90 Tagen endet, mit ihrem Datum.
Ja, die Meldung nimmt bis zu zwölf Fotos auf und lässt Kommentare unter „Kommentare und Verlauf“ zu. Änderungen am Status und an der Behebung stehen im Verlauf.