Der Mangel hat eine Firma, aber die Firma ist vergessen
Der Mangel am Aufzug gehört zum Aufzugbauer, der an der Fassade zum Fassadenbauer. Wer Wochen später nachsehen will, wer wofür haftet, findet im Postfach nur die Verabredung am Telefon.
Mängel in der Gewährleistungszeit
Gewährleistungsmängel erfassen und mit der zuständigen Firma verfolgen
Das Gebäude ist abgenommen, die Gewährleistung läuft, und nun melden Nutzer und Hausmeister Mängel: eine Tür, die klemmt, ein Fenster, das nicht schließt, eine Pumpe, die Geräusche macht. Jeder einzelne Mangel braucht ein Foto, einen Ort, eine zuständige Firma und einen Stand, und er muss gemeldet sein, solange die Frist läuft. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Mängel in der Gewährleistungszeit in Fidrel als Störungsmeldungen erfassen, Firma und Termin eintragen und neben dem Gewährleistungsende der betroffenen Anlage verfolgen.
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Was Mängel in der Gewährleistungszeit schwierig macht
Das Fristende steht nicht neben dem Mangel
Die Mängelliste liegt in einer Tabelle, das Ende der Gewährleistung in einem Vertrag oder einer anderen Liste. Ob ein Mangel noch in die Zeit fällt, in der die Firma zuständig ist, muss jedes Mal neu nachgeschlagen werden.
Zwischenstände gehen verloren
Die Firma sagt zu, im nächsten Monat zu kommen, kommt nicht und kommt dann doch. Ohne festgehaltenen Verlauf lässt sich später nicht belegen, wann gemeldet, zugewiesen, besichtigt und beseitigt wurde.
Ein Mangel in der Gewährleistung ist in Fidrel eine Meldung mit Anlage
Fidrel führt keine eigene Liste für Gewährleistungsmängel. Ein Mangel, der in der Gewährleistungszeit auftritt, wird wie jede Störung im Betrieb als Meldung erfasst, mit Beschreibung, Ort, Priorität, Fotos, Anlage und Gewerk. Was ihn zu einem Gewährleistungsmangel macht, ist die Verbindung über die Anlage: Dort steht, bis wann die Gewährleistung läuft, und im Register der Verträge und Gewährleistungen, wer der Vertragspartner ist. Ob ein bestimmter Mangel überhaupt unter die Gewährleistung fällt, entscheiden Sie anhand Ihres Vertrags, nicht Fidrel.
Betrieb
Wo Fristende und Firma zu finden sind
Die Anlagenliste zeigt zu jeder Anlage „Gewährleistung bis“ mit dem Datum; ist die Frist abgelaufen, steht dort „Gewährleistung abgelaufen“. Endet sie in den nächsten 90 Tagen, führt die Übersicht die Anlage unter „Auslaufende Gewährleistungen“. Das Register „Verträge & Gewährleistung“ nennt Vertragspartner, Vertragsnummer und das Ende. Die Meldung selbst zeigt die Anlage, nicht deren Gewährleistungsende: Wer wissen will, ob ein Mangel noch in die Frist fällt, sieht an der Anlage nach. Das sind zwei Handgriffe, aber sie führen an einer Stelle zusammen: der Anlage.
So verfolgen Sie Gewährleistungsmängel in Fidrel
Schritt 1
Gewährleistungsende und Firma erfassen
Tragen Sie an jeder Anlage das Feld „Gewährleistung bis“ ein. Legen Sie zusätzlich in „Verträge & Gewährleistung“ mit „Neuer Vertrag“ einen Eintrag der Art „Gewährleistung“ an, mit „Vertragspartner“, „Vertragsnummer“, der Anlage und dem Dokument.
Schritt 2
Gewerke mit Verantwortlichen anlegen
Wählen Sie auf der Übersicht „Gewerke verwalten“ und fügen Sie mit „Übliche Gewerke hinzufügen“ die gängigen Gewerke hinzu. Benennen Sie für jedes Gewerk die verantwortliche Person, damit eine Meldung dort ankommt, wo jemand zuständig ist.
Schritt 3
Den Mangel als Störungsmeldung erfassen
Wählen Sie „Störung melden“, beschreiben Sie den Mangel, tragen Sie den „Ort“ ein und wählen Sie Anlage und Gewerk. Fügen Sie Fotos hinzu; im Dialog erscheint „Die Meldung geht an“ mit dem Namen der verantwortlichen Person.
Schritt 4
Ausführende Firma und Termin eintragen
Öffnen Sie die Meldung und tragen Sie die „Ausführende Firma“ ein, also die Firma, die den Mangel beseitigen soll, und „Zu erledigen bis“. Mit der zuständigen Person steht die Meldung auf „Zugewiesen“ und ist in der Liste nach Gewerk zu filtern.
Schritt 5
Verlauf festhalten und abschließen
Schreiben Sie Zwischenstände unter „Kommentare und Verlauf“ und setzen Sie die Meldung auf „In Bearbeitung“. Ist der Mangel beseitigt, beschreiben Sie unter „Behebung“, was getan wurde, und setzen Sie sie auf „Behoben“ und danach auf „Abgeschlossen“.
Gewerke geben die Zuständigkeit
Die Übersicht der Bewirtschaftung hat eine Tabelle der Gewerke mit der verantwortlichen Person, der nächsten Prüfung, den offenen Störungsmeldungen und dem Datum, an dem ein Vertrag endet. Sie zeigt auf einen Blick, in welchem Gewerk sich Mängel häufen. Bei einer Meldung in einem Gewerk geht die Meldung an die verantwortliche Person. Für ein Gewerk können Sie zusätzlich eine „Wartungsfirma“ eintragen. Die Firma, die den einzelnen Mangel beseitigt, tragen Sie aber an der Meldung selbst ein, im Feld „Ausführende Firma“.
Verlauf als Nachweis, wer wann was getan hat
Jede Änderung des Status hinterlässt in Fidrel eine Zeile im Verlauf der Meldung, gleich wer sie vorgenommen hat. Kommentare erreichen die meldende Person und die zuständige Person; solange niemand zugewiesen ist, die Projektadministratoren. So lässt sich später nachlesen, wann ein Mangel gemeldet, zugewiesen, in Bearbeitung genommen und behoben wurde, und die Fotos zeigen, wie die Stelle aussah. Das Mängelschreiben an die Firma legen Sie als Dokument im Ordner „Mängelanzeigen“ unter „10 Gewährleistung“ ab, damit Schreiben und Meldung im selben Projekt liegen.
Was Fidrel bei Gewährleistungsmängeln nicht übernimmt
Fidrel erstellt keine Mängelanzeige und keine Mängelrüge und verschickt keine an die Firma; solche Schreiben verfassen Sie selbst, und wie sie zu formulieren und rechtzeitig zuzustellen sind, klären Sie mit Ihrem Vertrag und einem Baurechtsanwalt. Fidrel meldet auch nicht, dass ein gemeldeter Mangel noch in die Gewährleistungszeit fällt, und warnt nicht, wenn ein offener Mangel länger liegt als die Frist. Firmen ohne Zugang zu Fidrel erfahren von einer Meldung nur, wenn Sie sie selbst benachrichtigen.
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Mängel in der Gewährleistungszeit
Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsNein. Mängel in der Gewährleistungszeit erfassen Sie als Störungsmeldung mit Anlage und Gewerk. Das Gewährleistungsende steht an der Anlage und im Register der Verträge und Gewährleistungen.
An der Meldung stehen die zuständige Person und die „Ausführende Firma“. Den Vertragspartner der Gewährleistung finden Sie im Register „Verträge & Gewährleistung“, verknüpft mit der Anlage.
Nur, wenn sie in Fidrel angemeldet ist und als zuständige Person eingetragen wird. Fidrel schreibt keine Mängelanzeige an externe Firmen und verschickt keine E-Mail zu einer Meldung.
Ja. Jede Änderung des Status hinterlässt eine Zeile im Verlauf der Meldung. Kommentare schreiben Sie dort in derselben Ansicht.
In der Anlagenliste steht „Gewährleistung bis“ mit dem Datum oder, nach Ablauf, „Gewährleistung abgelaufen“. Die Übersicht zeigt Anlagen, deren Gewährleistung in 90 Tagen endet.
Im Ordner „Mängelanzeigen“ unter „10 Gewährleistung“ der Bewirtschaftung. Fidrel legt das Schreiben nicht an; Sie laden das Dokument hoch, das Sie selbst verfasst haben.