Die Angebote beschreiben nicht dasselbe
Einer rechnet pro Besuch, der andere pauschal im Jahr, der dritte ohne Störungsdienst. Ohne gemeinsame Beschreibung und gleiche Preisbasis vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
Für Betreiber
Angebote für Wartungsverträge einholen und den Vertrag danach erfassen
Ein Betreiber kauft Leistungen ein: Aufzugswartung, Heizung, Lüftung, Brandmeldeanlage, Reinigung. Er braucht vergleichbare Angebote und, bevor er unterschreibt, eine festgehaltene Entscheidung, warum dieser Anbieter. In Fidrel läuft das über dieselbe Angebotsanfrage wie bei einem Bauvorhaben, nur mit Kriterien für Leistungen, und der gewählte Vertrag wird danach im Register der Bewirtschaftung erfasst.
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Woran der Einkauf von Wartungsleistungen hakt
Die Wahl lässt sich später nicht erklären
Wenn nicht der billigste Anbieter gewinnt, braucht es einen Grund, der in der Akte steht: kürzere Reaktionszeit, bessere Referenzen. Ohne Notiz bleibt er im Kopf des Einkäufers.
Nach der Unterschrift endet der Faden
Der Vertrag liegt im Ordner, Laufzeitende und Kündigungsfrist in keinem Kalender. Zwei Jahre später verlängert er sich unbemerkt zu den alten Konditionen.
Warum die Kriterien für Leistungen funktionieren
Die Wertung kennt nur zwei Arten von Kriterien: Preis und Qualität. Das genügt für Wartungsleistungen, denn Reaktionszeit, Qualifikation des Personals oder Referenzen sind Qualitätskriterien, die Sie mit Namen und Beschreibung selbst festlegen. Den Preis misst Fidrel am günstigsten wertbaren Angebot, die Qualität vergeben Sie in Punkten. Wie die Rechnung im Einzelnen läuft, zeigt die Seite zur gewichteten Bewertung.
Vergabe
Der Weg vom Zuschlag zum Vertrag
Zwischen Zuschlag und Vertrag liegt ein manueller Schritt. Die Zuschlagsentscheidung steht in der Angebotsanfrage, der Vertrag im Register der Bewirtschaftung, und Fidrel verbindet beide nicht. Das ist gewollt: Sie prüfen die Vertragsunterlagen, schließen den Vertrag und erfassen dann Laufzeit, Frist und Kosten. Hängen Sie das Angebot oder den Vertrag als Dokument an den Eintrag, damit die Herkunft im Register nachvollziehbar bleibt.
Von der Anfrage bis zum erfassten Vertrag
Schritt 1
Eine Angebotsanfrage für die Leistung anlegen
Wählen Sie im Bereich Vergabe „Neue Angebotsanfrage“ und benennen Sie sie nach der Leistung, etwa „Wartung Aufzugsanlagen“. In der „Beschreibung für Bieter“ nennen Sie Umfang, Intervall und Vergütungsform; die „Angebotsfrist“ legen Sie fest, und „Angebote versiegeln“ ist vorgewählt.
Schritt 2
Leistungsbeschreibung und Anlagenliste bereitstellen
Legen Sie die Leistungsbeschreibung und die Liste der Anlagen als Dateien in den Ordner der Anfrage und veröffentlichen Sie sie mit „Vergabeunterlagen veröffentlichen“. Alle Anbieter erhalten so denselben Stand.
Schritt 3
Anbieter aus den Kontakten einladen
Mit „Aus dem Register wählen“ suchen Sie Lieferanten und Nachunternehmer Ihrer Organisation, etwa über das Gewerk, und laden sie mit „Einladen“ ein. Jeder Anbieter legt ein Konto an und sieht nur diese Anfrage.
Schritt 4
Kriterien für die Leistung anpassen
Unter „Angebotswertung“ ändern Sie die Vorlage mit „Kriterium hinzufügen“ oder durch Umbenennen: „Preis“ für die Jahreskosten, dazu eigene Kriterien wie Reaktionszeit oder Referenzen. Die Gewichtungen müssen zusammen 100 % ergeben, und nur ein Kriterium darf den Preis betreffen.
Schritt 5
Beträge und Punkte eintragen
Tragen Sie je Anbieter die „Angebotssumme“ aus dem hochgeladenen Angebot ein, für alle auf derselben Basis, und vergeben Sie 0 bis 5 Punkte je Kriterium. Mit dem Kommentar zur Zelle halten Sie fest, warum ein Anbieter diese Punkte erhielt.
Schritt 6
Den Zuschlag festhalten
Nach Ablauf der Angebotsfrist wählen Sie unter „Zuschlagsentscheidung“ den Anbieter und bestätigen mit „Zuschlag erteilen“. Fidrel speichert Datum und Namen und weist darauf hin, die Entscheidung zu begründen, falls Sie nicht das bestplatzierte Angebot wählen.
Schritt 7
Den Vertrag im Register erfassen
Wechseln Sie in die Bewirtschaftung, wählen Sie „Verträge & Gewährleistung“ und dort „Neuer Vertrag“. Tragen Sie Art, Bezeichnung, Vertragspartner, Vertragsnummer, Beginn, Ende, „Kündigungsfrist (Tage)“ und „Jahreskosten“ ein, damit Fidrel Sie zum Ende der Laufzeit erinnert.
Was sich für Betreiber ändert
Gegenüber einem Gewerk im Neubau ist die Leistung wiederkehrend. Die Angebotssumme ist deshalb eine Vergleichsgröße, die Sie selbst definieren, zum Beispiel die Jahreskosten für den gesamten Anlagenbestand. Wichtig ist nur, dass alle Anbieter dieselbe Basis haben. Wählen Sie die Kriterien so, dass sie die Aufgabe im laufenden Betrieb abbilden: Verfügbarkeit, Reaktionszeit, Qualifikation.
Was Fidrel hier nicht übernimmt
Den Zuschlag überträgt Fidrel nicht in das Vertragsregister; den Vertrag legen Sie mit „Neuer Vertrag“ selbst an. Die Angebotssumme ist ein einzelner Betrag je Anbieter; Fidrel rechnet nicht auf eine Laufzeit oder auf Jahreskosten um. Das Angebot besteht aus den Dateien des Anbieters, einen Preisspiegel nach Positionen bildet Fidrel daraus nicht. Fidrel führt kein förmliches Vergabeverfahren durch und wendet keine Vergaberegeln an.
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Ja. Die Angebotsanfrage ist nicht auf Bauleistungen beschränkt: Sie benennen sie nach der Leistung, beschreiben den Umfang, laden Anbieter ein und werten die Angebote mit eigenen Kriterien wie Reaktionszeit und Referenzen.
Nein. Nach dem Zuschlag erfassen Sie den Vertrag selbst unter „Verträge & Gewährleistung“ mit „Neuer Vertrag“. Dort tragen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Jahreskosten ein, und die Erinnerung zum Fristbeginn läuft über das Register.
Rechnen Sie sie auf dieselbe Basis um, bevor Sie die „Angebotssumme“ eintragen, zum Beispiel auf Jahreskosten für alle Anlagen. Fidrel vergleicht den eingegebenen Betrag je Bieter und rechnet selbst nichts um.
Ja. Über „Aus dem Register wählen“ finden Sie Lieferanten und Nachunternehmer Ihrer Organisation mit E-Mail-Adresse, auch über das Gewerk. Wer noch fehlt, tragen Sie in den Kontakten ein oder laden Sie direkt per E-Mail ein.
Ja. Wählen Sie nicht das bestplatzierte Angebot, erscheint ein Hinweis, die Entscheidung zu begründen, und das Feld „Begründung (optional)“ nimmt den Grund auf. Fidrel speichert ihn mit Datum und Namen.