Dokument
Når en tildeling skal kunne forklares for bestyrelsen, bygherren eller en revisor, er det protokollen, der bliver liggende. I Fidrel er Evalueringsprotokollen en udskrift, der bygges af den evaluering, du allerede har lavet: kriterierne med vægt, tilbuddene i rækkefølge, beslutningen og to linjer til underskrift. Siden viser, hvad der står på den, hvordan du får den ud som papir eller PDF, og hvad den ikke indeholder.
30 dage gratis · Ingen bindingsperiode.
Matricen med tilbudssummer og point ligger i en fil, vægtene i en anden og beslutningen i en mail. Den, der skal gennemgå sagen senere, må sætte det sammen selv og kan ikke vide, om tallene passer sammen.
Vælger I et andet tilbud end det højest rangerede, skal grunden kunne læses. Står den i en mail eller i hukommelsen hos den, der traf beslutningen, findes den ikke, når nogen spørger et halvt år efter.
De fleste vil have navnene på selve dokumentet. Er dokumentet sat op i hånden, må det laves om, hver gang et point rettes, og så sidder underskriften på en udgave, som ikke længere er den gældende.
Øverst står titlen Evalueringsprotokol, sagens navn, referencen, tilbudsfristen og en linje med Udarbejdet og datoen for den dag, du åbner rapporten. Så kommer kriterierne med type, vægt og beskrivelse, derefter evalueringsmatricen med alle tilbud i rækkefølge efter placering. Til sidst står tildelingsbeslutningen med navnet på den valgte tilbudsgiver og datoen for beslutningen, efter en eventuel begrundelse, og endelig de to linjer til underskrift. Navnet på den, der klikkede på Tildel, står ikke på udskriften, kun datoen. Rækkefølgen og pointene er de samme som på skærmen, fordi rapporten bruger samme regnestykke som matricen og ikke et eget.
Udbud
Protokollen er det, du lægger i sagen og lader underskrive. Regnearket er det, du bruger, når nogen vil prøve et tal af eller sætte tallene ind i en anden opstilling. CSV-filen starter med en tegnmarkering, så Excel åbner bogstaverne rigtigt, og bruger semikolon mellem kolonnerne, fordi danske tal skrives med decimalkomma. Den indeholder tilbudssum, point for hvert kriterium, point i alt og kommentaren til pointene. Begge dele bygges af det samme grundlag, så de kan ikke vise forskellige placeringer. Ændrer du et point, efter du har udskrevet, skal du åbne protokollen igen og få den nye version underskrevet.
Trin 1
Protokollen læser det, der står i fanen Tilbudsevaluering: Tildelingskriterier, Tilbudssum og point for hvert tilbud. Knappen Evalueringsprotokol vises, når tilbuddene er åbnet og der er mindst ét tilbud at vise, så med forseglede tilbud må tilbudsfristen være udløbet.
Trin 2
Efter tilbudsfristen vælger du Træf tildelingsbeslutning og det tilbud, der antages. Vælger du ikke det højest rangerede, beder Fidrel dig begrunde det, og teksten i feltet Begrundelse kommer med på protokollen sammen med dagens dato.
Trin 3
Vælg Evalueringsprotokol. Rapporten åbner i en ny fane, og med knappen Udskriv eller gem som PDF sender du den til printeren eller gemmer den som PDF. Blokerer browseren den nye fane, hentes rapporten i stedet som en HTML-fil, du åbner og udskriver derfra.
Trin 4
Tjek sagens titel, Reference og Tilbudsfrist øverst, kriterierne med type og vægt og tabellen med Placering, Kvalificeret, Tilbudssum og point pr. kriterium. Er et tilbud diskvalificeret, står Nej og begrundelsen i kolonnen Kvalificeret, og Placering viser Ikke rangeret.
Trin 5
Nederst står overskriften Underskrifter og to tomme linjer med teksten Underskrift, navn med blokbogstaver og dato. Udskriv, lad de to personer, der skal stå inde for tildelingen, skrive under, og læg papiret eller en indscannet PDF i projektets dokumenter.
Trin 6
Knappen Eksportér til Excel giver en CSV-fil med samme rækkefølge og samme point, og her er også kommentarerne til pointene med i en egen kolonne. Den passer til den, der vil kontrollere regnestykket eller lægge tallene ind i sit eget notat.
Fidrel har ingen elektronisk underskrift, så navnene sættes på papir eller på den PDF, du selv gemmer. Protokollen er ingen åbningsprotokol: den indeholder kriterier, tilbud, beslutning og underskriftslinjer, men ingen liste over, hvem der har åbnet hvad og hvornår. Kommentarerne til pointene står kun i regnearkets kolonne Kommentar og ikke på udskriften. Protokollen bygges, hver gang du åbner den, og en udskrift eller PDF følger ikke med, hvis du ændrer et point bagefter. Den følger ingen bestemt opstilling, og hvad en protokol skal indeholde efter jeres aftaler eller de regler, I arbejder under, afgør I selv.
Prøveperioden gælder dit første eget projekt og starter, når projektet oprettes. Intet kort kræves. Vælg derefter kort eller faktura for at fortsætte.
Fremtidens projektsystem forbinder mennesker, dokumenter og beslutninger. Se tanken bag Fidrel.
Læs mere
På byggepladsen skal svaret være tæt på. Fidrel viser DWG-tegninger i mobilens browser, samlet i projektets dokumentstruktur.
Læs mere
Når alle ser næste skridt, bliver det lettere at føre projektet fremad. Fidrels tidsplan samler aktiviteter, datoer og rapporteret fremdrift i en fælles Gantt-visning.
Læs mereSagens titel, reference og tilbudsfrist, tildelingskriterierne med type og vægt, alle tilbud med placering, om de er kvalificerede, tilbudssum og point, selve tildelingsbeslutningen med dato og to linjer til underskrift.
Ikke på skærmen. Protokollen udskrives eller gemmes som PDF, og de to linjer nederst udfyldes med pen. Den underskrevne udgave kan lægges i projektets dokumenter.
Åbn rapporten med knappen Evalueringsprotokol og vælg Udskriv eller gem som PDF. Her bruger du browserens egen udskriftsdialog og vælger at gemme som PDF i stedet for en printer.
Ja. Er et tilbud diskvalificeret, står Nej i kolonnen Kvalificeret sammen med den begrundelse, du skrev, og tilbuddet står som Ikke rangeret og kan ikke tildeles kontrakten.
Ja, med knappen Eksportér til Excel. Det er en CSV-fil med placering, tilbudsgiver, kvalificeret, tilbudssum, point for hvert kriterium, point i alt og kommentaren til pointene.
Når tilbuddene er åbnet, og der er mindst ét tilbud at evaluere. Er de forseglede, sker det, når tilbudsfristen er udløbet. Selve tildelingsbeslutningen kan træffes bagefter eller når forespørgslen er afsluttet.
