Todos pueden con todo
Cuando todo el equipo de obra tiene acceso completo a las facturas, cualquiera puede cambiar un importe o aceptar un coste. Nadie lo hace con mala intención, pero después tampoco se puede explicar quién decidió qué.
Permisos económicos
Circuito de aprobación de facturas de obra: quién sube, revisa y aprueba
En una obra, la factura de un proveedor pasa por varias manos: quien la recibe, quien comprueba que los datos son correctos, quien la imputa a la partida y quien da el visto bueno. Si no está claro quién puede hacer cada cosa, o la misma persona lo hace todo, el control es solo aparente. En Fidrel, un administrador da a cada persona del proyecto los permisos que le tocan, la factura no se aprueba hasta que todo su importe está asignado y el proyecto puede exigir doble validación.
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Dónde falla el circuito cuando depende de la costumbre
Quien revisa también aprueba
Muchas empresas quieren que la persona que comprueba los datos de una factura no sea la misma que la aprueba. Si el sistema no lo impide, la regla depende de la memoria de cada uno y de las prisas de fin de mes.
Aprobada, pero ¿por quién?
Un correo con un «ok» no deja rastro útil. Cuando el promotor o la auditoría preguntan quién aceptó una factura y cuándo, hay que reconstruirlo a partir de mensajes sueltos.
Siete permisos, uno detrás de otro
Resumen es la base de los demás: se marca solo al elegir cualquier otro, porque sin él los demás no abren nada. Subir facturas permite cargar archivos; Editar, confirmar y corregir los datos de una factura; Asignación presupuestaria, imputar el importe a partidas; y Aprobar factura, aceptar o rechazar el coste y anotar sus pagos. Cambios presupuestarios y Previsión de coste final no tocan las facturas, sino el presupuesto y la previsión. Así, un encargado puede subir las facturas de la obra sin poder aprobarlas, y administración puede revisarlas sin poder aceptar el coste.
Facturas de proveedores
Doble validación, solo donde hace falta
El principio de los cuatro ojos es una elección de cada proyecto y viene desactivado. Cuando un administrador lo activa, se aplica a las facturas que se aprueben a partir de ese momento: si intentas aprobar una factura que tú mismo verificaste, Fidrel te lo explica y la factura espera a otra persona con permiso para aprobar. En Gestión, las mismas reglas del proyecto para las facturas, doble validación incluida, valen también para los costes de explotación.
Cómo se monta el circuito en un proyecto
Paso 1
Dar permisos persona a persona
En Permisos, el administrador marca lo que puede hacer cada persona: Resumen, Subir facturas, Editar, Asignación presupuestaria, Aprobar factura, Cambios presupuestarios y Previsión de coste final.
Paso 2
Decidir si hay doble validación
En Aprobación de facturas, el administrador puede activar el principio de los cuatro ojos: quien verificó una factura no puede aprobarla, y la aprueba otra persona con ese permiso.
Paso 3
Revisar y asignar
Quien tiene permiso para editar confirma los datos leídos con Correcto, continuar, y quien tiene la asignación presupuestaria reparte el importe entre partidas. Mientras quede importe sin asignar, la factura no se puede enviar ni aprobar.
Paso 4
Aprobar, enviar a revisión o rechazar
Con todo asignado, la persona con permiso acepta el coste con Aprobar factura o lo rechaza con Rechazar. Enviar a revisión deja la factura pendiente de esa decisión. Una factura rechazada no cuenta en el seguimiento de costes.
Quién queda fuera de las finanzas
Los permisos económicos se dan por proyecto. Quien solo tiene acceso a una parte del proyecto no entra en las finanzas, porque los costes pertenecen al proyecto en su conjunto, y a quien no tiene el presupuesto del proyecto los permisos económicos no le abren nada hasta que lo tenga. Los administradores del proyecto tienen todos los permisos económicos sin marcarlos uno a uno.
Lo que queda registrado
Cada decisión sobre una factura, ya sea aprobarla, enviarla a revisión o rechazarla, se guarda con su comentario, la persona y la hora, y cada cambio de datos queda en el historial con el antes, el después y quién lo hizo. Una vez aprobada, la factura queda bloqueada: una corrección se hace con una factura rectificativa, nunca cambiando la que ya se aprobó.
Lo que no hace el circuito de aprobación
No hay umbrales por importe ni aprobaciones en cadena: la factura la aprueba en un solo paso una persona con ese permiso. Fidrel no asigna un aprobador distinto por partida, por proveedor o por importe: los permisos se dan a cada persona en el proyecto. La aprobación no lleva firma electrónica: queda registrada con el nombre de quien aprueba, la fecha y la hora.
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Permisos económicos
Preguntas frecuentes
¿Tienes más preguntas? Estaremos encantados de ayudarte.
Habla con nosotrosQuien tenga el permiso Aprobar factura en ese proyecto, que da un administrador, y los propios administradores del proyecto, que tienen todos los permisos económicos.
Depende del proyecto. Con el principio de los cuatro ojos activado, no: la aprueba otra persona con permiso para aprobar. Sin él, una misma persona puede revisar y aprobar.
Para dejar la factura, ya asignada, en manos de la persona que aprueba. Mientras está en revisión se puede aprobar o rechazar, y hace falta tener todo el importe asignado para enviarla.
No. Todo el importe de la factura tiene que estar asignado a partidas del presupuesto antes de enviarla a revisión o aprobarla.
En el historial de la factura, con la decisión, la persona y la hora. La lista de facturas también se puede exportar a Excel o CSV para repasarla fuera de Fidrel.
No. Gestión tiene sus propios permisos para sus costes, pero aplica las mismas reglas del proyecto para las facturas, como la doble validación.