Facturas de proveedores
Una factura electrónica trae sus datos ya ordenados, así que nadie tiene que teclearlos ni descifrar una imagen. Fidrel lee la Facturae del proveedor y las facturas UBL tal como vienen en el archivo y las lleva por los mismos tres pasos que cualquier factura del proyecto: revisar, asignar al presupuesto y aprobar. Así, el jefe de obra, el director del proyecto y quien lleva el control económico de la promoción saben en cada momento qué costes están aceptados y qué facturas siguen esperando.
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La Facturae llega con cada importe en su sitio, pero no dice a qué capítulo ni a qué partida del presupuesto corresponde el coste. Esa decisión la sigue tomando alguien de la obra, y mientras tanto la factura no aparece en ningún seguimiento de costes.
La factura está en un buzón, el presupuesto en la hoja del jefe de obra y el visto bueno en un correo. Meses después, saber quién aceptó cada factura y cuándo obliga a buscar en tres sitios distintos.
Un proveedor manda dos veces la misma factura, o las líneas no suman lo que dice el total. Si nadie lo comprueba antes de aprobar, el error aparece cuando el pago ya está hecho.
Fidrel abre el XML de la Facturae y toma los datos directamente del archivo: el proveedor, sea una sociedad o un autónomo con nombre y apellidos, y su NIF; el número de factura con su serie; la fecha de expedición y el vencimiento; la moneda; y cada línea con su descripción, cantidad, unidad, precio unitario, base e IVA. Los descuentos y recargos generales de la factura pasan a ser líneas propias, y también se leen el periodo facturado y las referencias de pedido y de contrato. Si la factura incluye una retención, Fidrel la vuelve a sumar para obtener el total con IVA. Como nada se interpreta, estos valores aparecen marcados como exactos.
Facturas de proveedores
En el paso Revisar comparas lo leído con la factura. Fidrel indica si la base imponible más el IVA da el total y si las líneas suman los importes. Reconoce al proveedor por su NIF o, si así no lo encuentra, por el nombre, y si es nuevo te propone añadirlo. Si el número de factura ya existe para ese proveedor, solo se puede seguir explicando en pocas palabras por qué no es un duplicado, y un archivo que ya se había subido abre la factura existente. En Más datos indicas si la factura lleva IVA normal, inversión del sujeto pasivo o está exenta. Si viene en otra moneda, Fidrel propone el tipo de referencia del BCE de la fecha de la factura y guarda los importes originales.
Paso 1
Arrastra el XML de la Facturae o de la factura UBL a las facturas de proveedores del proyecto. Fidrel toma de los datos el proveedor y su NIF, el número con su serie, las fechas, los importes, el IVA y las líneas.
Paso 2
Fidrel comprueba que la base imponible más el IVA da el total y que las líneas suman los importes, y avisa si ese número de factura ya existe para el proveedor. Después confirmas los datos.
Paso 3
Asigna la factura entera a una partida o línea a línea, o reparte una línea entre varias partidas. Fidrel sugiere hasta tres partidas, y en la lista de partidas muestra lo que queda disponible en cada una.
Paso 4
Cuando el importe completo está asignado, apruebas la factura o la envías a la persona que aprueba. Una vez pagada, anotas la fecha y el importe del pago en la propia factura.
Las facturas UBL se leen con la misma exactitud, también cuando el XML viene dentro del sobre de PEPPOL, y Fidrel lee además otros formatos europeos por si la obra tiene proveedores de otros países. Una factura en PDF o escaneada sigue el mismo camino: sus valores se leen del texto del PDF o con reconocimiento de texto, y Fidrel los señala para que los revises con especial cuidado. Cada archivo puede pesar hasta 25 MB.
La asignación une la factura con el presupuesto de la obra: entera a una partida, línea a línea o repartiendo una línea entre varias partidas. Fidrel propone hasta tres partidas según la descripción, el código, el pedido o el contrato que el proveedor ya facturó a cada una y sus facturas anteriores; la asignación solo se guarda cuando la eliges tú. Mientras quede importe sin asignar, la factura no se puede aprobar ni enviar a aprobación. Una vez aprobada, sus datos quedan bloqueados y cualquier corrección se hace con una factura rectificativa, vinculada a la original del mismo proveedor. Una factura rechazada no cuenta en el seguimiento de costes.
Un administrador decide, persona por persona, qué permisos económicos tiene cada miembro del proyecto, desde ver el resumen hasta subir, modificar, asignar y aprobar facturas, además del presupuesto y la previsión. También puede activar en el proyecto el principio de los cuatro ojos: entonces quien verificó los datos de una factura no puede aprobarla, y la aprueba otra persona con ese permiso. Cada confirmación, cambio y aprobación queda en el historial de la factura con el nombre de quien lo hizo y la hora.
Fidrel no recibe facturas por correo electrónico ni a través de una red de facturación: el archivo se sube al proyecto. Fidrel no envía nada a FACe, al SII ni a VeriFactu, y no comunica ningún dato a Hacienda. Fidrel no emite facturas, ni a tus clientes ni al promotor. Los archivos Facturae firmados con la extensión .xsig todavía no se pueden subir. Fidrel no contempla el IGIC de Canarias. No se conecta con tu programa de contabilidad; la lista de facturas se exporta a Excel o CSV. Fidrel registra los pagos ya hechos y no ejecuta ninguna transferencia. Fidrel no indica qué obligaciones ni qué plazos se aplican a tu empresa y no sustituye el consejo de un asesor fiscal.
La prueba se aplica a tu primer proyecto propio y comienza al crearlo. No se requiere tarjeta. Después, elige tarjeta o factura para continuar.
El sistema de proyectos del futuro conecta personas, documentos y decisiones. Descubre la visión de Fidrel.
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En obra necesitas respuestas a mano. Fidrel muestra planos DWG en el navegador móvil, dentro de la estructura documental del proyecto.
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Cuando todos ven el siguiente paso, el proyecto avanza mejor. Fidrel reúne actividades, fechas y progreso registrado en una vista Gantt compartida.
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¿Tienes más preguntas? Estaremos encantados de ayudarte.
Habla con nosotrosSí. Fidrel lee el XML de la Facturae directamente, sin reconocimiento de texto, y toma proveedor, NIF, número y serie, fechas, importes, IVA y líneas. Esos valores aparecen marcados como exactos.
Todavía no. Fidrel acepta las facturas electrónicas en archivos .xml, y la misma factura también puede subirse en PDF; en ese caso sus valores se leen del texto y conviene revisarlos con más cuidado.
No. Arrastras el archivo a las facturas de proveedores del proyecto o lo eliges desde allí, y la factura espera en Por revisar hasta que alguien confirma sus datos.
Una persona a la que un administrador del proyecto ha dado ese permiso. Si el proyecto aplica el principio de los cuatro ojos, tiene que ser alguien distinto de quien verificó los datos de la factura.
No. Fidrel registra pagos ya hechos, también parciales, y no ejecuta ninguna transferencia. La factura pasa a Pagada cuando los pagos registrados suman su total con IVA.
Con una factura rectificativa. Se marca como tal, lleva sus importes en negativo y se vincula a la factura original del mismo proveedor, mientras los datos de la factura aprobada siguen sin tocarse.
