Pagos registrados

Control de pagos a proveedores de una obra, factura a factura

Saber qué se ha facturado en una obra no basta: administración y promotora necesitan ver qué se ha pagado ya, qué queda pendiente y qué facturas han vencido. En Fidrel, los pagos se registran en cada factura aprobada, también los parciales, y lo pagado aparece en el seguimiento de costes del proyecto, en la lista de proveedores y en las finanzas de todos los proyectos de la organización, junto a las facturas vencidas.

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Las facturas de proveedores de una obra con su estado e importe en el portátil, y su revisión y aprobación en tableta y móvil

Por qué se pierde el hilo de los pagos en una obra

Se paga en un sitio y se sabe en otro

La transferencia sale desde el banco de la empresa y el jefe de obra no se entera. Cuando el proveedor llama preguntando por su factura, nadie en la obra sabe si está pagada.

Pagos parciales y a cuenta

Una factura grande se paga a menudo en dos o tres veces. Si solo se marca como pagada o sin pagar, desaparece lo que de verdad queda pendiente con ese proveedor.

Vencimientos que nadie revisa

Cada factura trae su vencimiento, pero nadie los mira uno a uno en todas las obras. Las vencidas se descubren cuando el proveedor ya ha reclamado o ha parado los trabajos.

Qué cuenta como vencida

En las finanzas de la organización, una factura está vencida cuando su fecha de vencimiento ya ha pasado y no está pagada ni rechazada. En la lista Pendiente del proyecto se cuentan las verificadas, en revisión o aprobadas cuyo vencimiento ha pasado. Una factura sin fecha de vencimiento no puede vencer, así que conviene comprobar ese campo en el paso Revisar.

Facturas de proveedores

Lo pagado en cada vista

En la factura, lo pagado se ve con IVA, porque es lo que sale del banco. En el seguimiento de costes, la cifra Pagado suma los pagos registrados sin IVA, para compararla con el presupuesto y lo facturado. La página Proveedores muestra lo facturado, lo aprobado y lo pagado de cada uno, y la pestaña Periodificación y tesorería reparte los pagos por meses. Las cifras no se contradicen: unas llevan IVA y otras no.

Las finanzas de la organización con lo facturado, lo pagado, las facturas vencidas y los proyectos que requieren atención

Cómo se registran y se siguen los pagos

Paso 1
Aprobar antes de pagar
Solo una factura aprobada admite pagos. Así el coste ya está revisado, asignado a partidas y aceptado por quien tiene permiso antes de que se anote ningún pago.
Paso 2
Anotar el pago en la factura
En la factura aprobada abre Pagado con IVA y escribe el Importe, la Fecha de pago y una Referencia / motivo, por ejemplo el número de la transferencia. Al guardar, el pago se suma a la lista de pagos de la factura.
Paso 3
Pagos parciales hasta el total
Puedes registrar varios pagos en la misma factura. Fidrel no deja que la suma supere el total con IVA, y la factura pasa a Pagada cuando los pagos registrados llegan exactamente a ese total.
Paso 4
Seguir lo vencido en la obra y en la empresa
En el seguimiento de costes del proyecto, la lista Pendiente cuenta las facturas vencidas. En las finanzas de la organización, cada proyecto muestra cuántas facturas tiene vencidas y por qué importe, y una vencida basta para pasar a A vigilar si no está ya sobre presupuesto.

Datos de pago comprobados

Si una factura en PDF o UBL trae un IBAN, Fidrel lo toma solo cuando sus dígitos de control son correctos, y hace la misma comprobación cuando alguien lo escribe a mano: un número que no cuadra se señala para que lo compares con la factura. El IBAN y el BIC revisados se guardan con la factura, a mano de quien prepara la transferencia.

Lo que queda registrado

Cada pago se guarda con su importe, su fecha, su referencia y la persona que lo anotó, y la factura pasa sola a Pagada cuando la suma cuadra. Una factura con pagos no se puede eliminar. La lista de facturas se exporta a Excel o CSV, lo que sirve para repasarla con el extracto del banco sin teclear nada.

Lo que no hace el control de pagos

Fidrel no realiza ningún pago: registras los pagos que ya has hecho desde tu banco. No genera remesas para el banco ni se conecta con tu programa de contabilidad. El control de pagos no incluye los cobros de la obra ni las certificaciones al cliente.