Une fiche envoyée, une réponse introuvable
La fiche part par e-mail avec dix pièces jointes, la réponse revient dans un autre fil, et personne ne sait si le produit commandé est celui qui a été accepté, avec ou sans observations.
Agrément des matériaux
Une fiche d’agrément de matériaux, suivie par indice
Avant de commander ou de poser, l’entreprise soumet à la maîtrise d’œuvre la fiche technique d’un produit, un échantillon ou un plan d’atelier, puis attend une réponse. Sans suivi, les réponses se perdent dans les messages et les versions se croisent. Cette page décrit la demande telle que Fidrel la tient : ses champs, ses réponses, ses indices, et ce qu’elle laisse à votre contrat.
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Pourquoi l’agrément des matériaux s’enlise
Des versions qui se croisent
L’entreprise renvoie une fiche corrigée pendant que la maîtrise d’œuvre répond à la précédente. Sans indice pour dire de quelle version il s’agit, l’observation s’applique à un document qui n’est plus le bon.
Une date de besoin que personne ne surveille
Le carrelage doit arriver le 15, la réponse sur l’échantillon n’est jamais venue. Une demande qui porte à la fois la date nécessaire sur le chantier et la date de réponse attendue rend le retard visible avant la commande.
Les avis et les états d’une demande
Une demande passe par Brouillon, Soumise, En cours d’examen, puis par l’un des quatre avis du vérificateur : Visa sans observation (VSO), Visa avec observations (VAO), À reprendre et resoumettre, Refusée (REF). Après un VSO ou un VAO, la demande peut se clôturer ; après À reprendre ou Refusée, elle repart en Soumise avec de nouveaux documents. Tant qu’elle n’est pas examinée, la demande soumise peut repasser en brouillon. Des observations sont obligatoires pour tous les avis, sauf le visa sans observation.
Revues, RFI et sujets
Fiches techniques, plans d’atelier, échantillons et zones témoins
Le type de la demande distingue ce qui est soumis : fiches techniques, plans d’atelier et de chantier, échantillons, prototypes et zones témoins, certificats et avis techniques, procès-verbaux d’essais, notes de calcul, notices d’utilisation et d’entretien, garanties. Un échantillon ou une zone témoin peut être soumis sans document : le circuit est le même, et seul le suivi change, puisque ce qui est jugé se voit sur place. Pour les autres types, une demande sans pièce jointe ne se soumet pas.
Soumettre un agrément dans Fidrel, de la demande à la clôture
Étape 1
Ouvrir Visas et fiches techniques
Dans le projet, ouvrez Visas et fiches techniques et choisissez Nouvelle demande de visa. C’est le nom que porte, dans Fidrel, le circuit d’agrément : chaque demande reçoit un numéro VISA-001, VISA-002 et ainsi de suite.
Étape 2
Désigner l’article, le titre et le type
Saisissez l’Article du CCTP concerné, par exemple « lot 05 – art. 3.2 », un Titre, comme « Quincaillerie des portes, R+2 », et le type : fiche technique, plan d’atelier et de chantier, échantillon, prototype ou zone témoin, certificat, procès-verbal d’essais, note de calcul, notice ou garantie.
Étape 3
Nommer l’entreprise, la personne et le vérificateur
Renseignez l’Entreprise responsable, avec le sous-traitant ou le fournisseur, la Personne responsable et le Vérificateur de la maîtrise d’œuvre. Un champ Description dit ce qui est soumis et ce que le vérificateur doit savoir.
Étape 4
Fixer les deux dates
Indiquez Nécessaire sur chantier le et Réponse attendue le. Tant que la demande attend quelqu’un, une réponse attendue dépassée fait apparaître En retard dans la liste, et la liste se filtre sur En attente de moi.
Étape 5
Joindre les documents
Cherchez et cochez les documents du projet à joindre : ils sont proposés à leur indice en vigueur. Joignez au moins un document avant de soumettre, sauf pour un échantillon ou un prototype, qui peut partir sans fichier.
Étape 6
Enregistrer, puis soumettre
Enregistrer le brouillon le garde visible de vous seul et des administrateurs du projet. Soumettre au visa le place en attente du vérificateur, qui choisit Commencer l’examen puis rend son avis.
Étape 7
Répondre, resoumettre, clôturer
Le vérificateur choisit Viser sans observation, Viser avec observations, À reprendre et resoumettre ou Refuser. Après un renvoi, l’entreprise joint de nouveaux documents et Resoumettre ; après un visa, Clôturer termine la demande.
L’indice suit les resoumissions
La première soumission porte l’indice 0, et chaque resoumission après un renvoi ou un refus ajoute un à l’indice. Chaque indice a ses propres documents : un indice déjà jugé ne change plus, et les pièces ne se modifient que sur l’indice en préparation. L’historique de la demande garde les étapes et les commentaires. Ne confondez pas cet indice numérique avec l’indice lettre A, B, C d’un plan dans la liste des plans : la demande dit où en est l’agrément, le plan dit où en est le dessin.
Qui fait quoi dans la demande
La demande est soumise par la personne qui l’a créée, par la personne responsable ou par un administrateur. Elle est examinée par le vérificateur désigné ou par un administrateur ; si aucun vérificateur n’est désigné, toute personne qui a le droit d’écrire peut rendre l’avis. Le titre, l’article du CCTP et le type sont verrouillés pendant l’examen et après le visa, pour que l’avis porte sur la demande telle qu’elle a été examinée.
Ce que la demande ne fait pas
Fidrel n’envoie pas d’e-mail pour une demande d’agrément : le vérificateur la retrouve avec le filtre En attente de moi, et l’entreprise en suit l’état dans la liste. Fidrel ne juge pas le contenu d’une fiche technique : l’avis est celui du vérificateur, et sa portée entre les parties dépend de votre contrat, pas de Fidrel. Fidrel ne propose pas de signature électronique de l’avis : l’avis rendu est enregistré avec son auteur dans l’historique de la demande. Fidrel ne tient pas de bibliothèque de fiches techniques : chaque demande joint des documents déjà déposés dans le projet.
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Sur le chantier, les réponses doivent être accessibles. Fidrel affiche les plans DWG dans le navigateur mobile, au sein des documents du projet.
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Agrément des matériaux
Questions fréquentes
D’autres questions ? Nous sommes là pour vous aider.
Parlons de votre projetC’est la demande par laquelle l’entreprise soumet à la maîtrise d’œuvre un produit, un échantillon ou un plan d’atelier avant de l’utiliser. Elle indique l’article du CCTP, l’entreprise, les dates et les documents.
Visa sans observation (VSO), Visa avec observations (VAO), À reprendre et resoumettre, ou Refusée (REF). Les observations sont obligatoires pour tous les avis, sauf le visa sans observation.
Après À reprendre et resoumettre ou Refusée, l’entreprise joint de nouveaux documents puis choisit Resoumettre. La demande repart en attente du vérificateur, avec l’indice suivant.
Oui. Les échantillons, ainsi que les prototypes et zones témoins, peuvent être soumis sans document. Pour tous les autres types, au moins un document doit être joint avant de soumettre.
Non. Un brouillon n’est visible que de son auteur et des administrateurs du projet jusqu’à sa soumission. Le vérificateur ne voit la demande qu’une fois qu’elle lui est soumise.
Non, aucune demande n’envoie d’e-mail. Le vérificateur ouvre la liste et choisit le filtre En attente de moi pour voir les demandes qui l’attendent ; les demandes en retard sont signalées.