Exploitation
Ascenseurs, chaufferie, SSI, portes automatiques, entretien des toitures : un bâtiment vit avec une dizaine de contrats de maintenance et de service, chacun avec son échéance et son préavis. Le suivi des contrats de maintenance consiste à décider à temps, pour chacun, de le renouveler, de le renégocier ou d’y mettre fin. Dans Fidrel, ces contrats tiennent dans le registre Contrats et garanties de l’exploitation, qui prévient les responsables dès que la période de préavis commence.
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La date utile n’est pas la fin du contrat, mais la fin moins le préavis, souvent de deux ou trois mois. Quand on s’en aperçoit en relisant le contrat, il est trop tard pour le dénoncer, et l’entretien de l’ascenseur repart pour une nouvelle période aux mêmes conditions.
L’original papier dort dans un bureau, le PDF dans une boîte mail, l’avenant de prix chez le gestionnaire précédent. Au changement d’exploitant, plus personne ne sait quel prestataire intervient sur la chaufferie, ni sous quel numéro de contrat.
Un contrat couvre trois ascenseurs, un autre la centrale de traitement d’air. Sans lien entre le contrat et l’équipement, une panne déclenche une recherche avant d’appeler le bon prestataire.
Pour chaque contrat, Fidrel retient deux dates : l’échéance et le début du préavis, qui est l’échéance moins le nombre de jours de préavis. Un contrat qui se termine le 30 juin avec un préavis de 90 jours entre en période de préavis début avril : c’est à ce moment que l’avis part, une seule fois pour cette échéance. Si vous saisissez un contrat dont le préavis est déjà ouvert, l’avis part dès le lendemain matin. Les contrats sont classés par échéance, et la vue d’ensemble de l’exploitation compte ceux qui sont en période de préavis. Le registre devient ainsi un échéancier : ce qui doit être décidé ce mois-ci apparaît en premier.
Exploitation
Les contrats de maintenance côtoient dans le même registre les contrats de service, les garanties, les assurances et les baux, chacun avec son type. Deux filtres, par corps d’état et par type, isolent par exemple les contrats de la sécurité incendie. Chaque ligne montre le cocontractant, le numéro, l’équipement, les dates, le préavis et le montant annuel. Les garanties qui courent depuis la réception s’y ajoutent avec leurs propres délais, à partir de la date de réception. En une liste, le gestionnaire voit tout ce qui engage le bâtiment dans la durée.
Étape 1
Dans Contrats et garanties, choisissez Nouveau contrat. Indiquez le type, Contrat de maintenance ou Contrat de service par exemple, l’intitulé, le cocontractant et le numéro de contrat tel qu’il figure sur vos pièces.
Étape 2
Renseignez la date de début, l’échéance et le préavis en jours, entre 0 et 730. Un contrat sans échéance s’affiche en durée indéterminée ; il reste dans le registre, mais ne déclenche pas de rappel.
Étape 3
Choisissez le corps d’état et l’équipement concerné, liez le contrat signé comme document du projet, puis indiquez le montant annuel, sa devise et vos remarques sur les conditions de renouvellement.
Étape 4
Chaque matin, Fidrel vérifie les échéances. Le jour où le préavis commence, la personne qui a saisi le contrat et les administrateurs du projet reçoivent l’avis Contrat bientôt à échéance, et la ligne passe En période de préavis.
Étape 5
Si le contrat est renouvelé, reportez la nouvelle échéance : le rappel repartira à l’ouverture du préavis suivant. Si vous y mettez fin, laissez-le s’éteindre ; la ligne affiche alors la date d’expiration.
Pour un projet français, l’arborescence de l’exploitation prévoit un dossier 10 Contrats et prestataires, avec les sous-dossiers Contrats de maintenance et d’exploitation, Contrat d’entretien des ascenseurs, Annuaire des prestataires et Rapports d’activité annuels. Le contrat signé, ses avenants et les rapports annuels du prestataire s’y rangent, et la ligne du registre pointe vers le document. Quand la question du renouvellement se pose, le rapport d’activité de l’année est à un clic du contrat.
Les contrats portent des montants : ils restent réservés aux personnes qui ont accès à toute l’exploitation. Un prestataire invité sur le seul dossier de son corps d’état voit les équipements, les contrôles et les signalements de ce corps d’état, mais pas les contrats. L’avis d’ouverture du préavis va à la personne qui a saisi le contrat et aux administrateurs du projet, à condition qu’ils aient accès à la ligne.
Les rappels s’affichent dans Fidrel seulement : ni e-mail ni SMS n’est envoyé au cocontractant ou à votre équipe. Fidrel n’adresse aucune lettre de résiliation et ne reconduit aucun contrat : la décision et le courrier restent les vôtres. Un contrat sans échéance, à durée indéterminée, ne déclenche aucun rappel. Fidrel ne dit pas quel préavis s’applique à votre contrat : saisissez celui que prévoient vos pièces contractuelles.
L’essai concerne votre premier projet personnel et commence à sa création. Aucune carte requise. Choisissez ensuite la carte ou la facture pour continuer.
Le système de projet de demain relie équipes, documents et décisions. Découvrez la vision de Fidrel.
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Sur le chantier, les réponses doivent être accessibles. Fidrel affiche les plans DWG dans le navigateur mobile, au sein des documents du projet.
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Lorsque chacun voit la prochaine étape, le projet avance plus facilement. Fidrel réunit activités, dates et avancement déclaré dans une vue Gantt commune.
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D’autres questions ? Nous sommes là pour vous aider.
Parlons de votre projetLe jour où commence la période de préavis, c’est-à-dire à l’échéance moins le nombre de jours de préavis saisi. L’avis part une fois par échéance, dans Fidrel.
La personne qui a saisi le contrat et les administrateurs du projet, s’ils ont accès à la ligne. Les membres invités sur un seul corps d’état ne voient pas les contrats.
Reportez la nouvelle échéance sur la ligne. Le rappel est lié à la date d’échéance : une fois celle-ci changée, il repartira à l’ouverture du préavis suivant.
Oui, comme tout contrat de maintenance : cocontractant, numéro, échéance, préavis, montant annuel, et le lien vers l’ascenseur dans le registre des équipements. Le modèle de dossiers prévoit un sous-dossier pour ce contrat.
Oui. Contrats et garanties tient aussi les garanties, les assurances, les baux et les contrats de service, chacun avec son type, ses dates et son préavis ou son rappel.
