Beheer en kosten
Een gebouw kost elk jaar geld voordat er iets bijzonders gebeurt: onderhoudscontracten, schoonmaak, energie, verzekeringen, kleine reparaties. Wie die kosten wil sturen, zet de verwachte bedragen van het jaar naast wat leveranciers werkelijk factureren en kijkt daar elke maand opnieuw naar. In Fidrel keurt u in Beheer een calculatie goed als exploitatiebegroting van een kalenderjaar en volgt u daarna de facturen per post, per maand en per leverancier. Het woord betekent elders vaak ook huuropbrengsten; hier gaat het om de kostenkant.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Wie begroting en facturen in twee bestanden bijhoudt, telt aan het eind van de maand na en ziet pas laat dat de post onderhoud al bijna op is. Elke controle kost handwerk, dus ze gebeurt minder vaak dan nodig.
Dat de helft van het jaarbedrag is besteed, is goed nieuws in juli en een probleem in maart. Een percentage wordt pas bruikbaar als u ziet hoeveel van het jaar al voorbij is.
Een factuur die nergens aan is toegewezen, telt in de praktijk nergens mee. Dan lijkt een post ruim binnen budget terwijl het geld al is uitgegeven.
In Fidrel is een exploitatiebegroting de lijst met kosten van één kalenderjaar voor het gebouw of het project waarin u Beheer voert. Wie bij het woord aan een winst-en-verliesrekening denkt, vindt hier alleen de kostenkant. Per kalenderjaar geldt hoogstens één goedgekeurde begroting; keurt u voor hetzelfde jaar een tweede calculatie goed, dan wordt die een nieuwe versie. Is er voor een jaar nog niets goedgekeurd, dan zegt de pagina dat er nog geen exploitatiebegroting voor dat jaar is en wijst ze de weg naar Calculatie. Facturen kunt u dan al wel opslaan.
Beheer
Realisatie is het totaal van de facturen die in het gekozen jaar zijn gefactureerd. Resterend is de begroting min die facturen. Verbruikt is dat bedrag als aandeel van de begroting, met ernaast het deel van het jaar dat voorbij is. De grafiek Per maand zet de facturen van elke maand naast een maandbegroting die gewoon een twaalfde van het jaarbedrag is. Posten met een seizoenspatroon, zoals gladheidsbestrijding of stookkosten, steken daardoor in sommige maanden boven die lijn uit terwijl het jaar op schema ligt. In de tabel krijgt een post die tegen de begroting aan zit, vanaf negentig procent, een eigen markering, en een post die erboven uitkomt een waarschuwingskleur.
Stap 1
Open in Beheer de calculatie en zet de posten van het jaar erin, bijvoorbeeld energie, schoonmaak, liftonderhoud en verzekeringen. Voordat u kunt goedkeuren moet elke regel een bedrag hebben. Werkt u met een meerjarenonderhoudsplan, dan maakt u van een jaar uit dat plan een conceptcalculatie en vult u die aan met de vaste lasten.
Stap 2
Kies Goedkeuren als exploitatiebegroting. Bij Jaar staan vorig jaar, dit jaar en de twee volgende jaren; een reden is optioneel. Bevestig met de knop die het jaar noemt, zoals Goedkeuren voor 2027. Vanaf dat moment zijn de regels de begrotingsposten van dat jaar en is de calculatie vergrendeld.
Stap 3
Zet de facturen van leveranciers in Beheer onder Inkoopfacturen en wijs elke factuur toe aan een regel van de begroting. Wat nog nergens aan hangt, meldt Kostenbewaking als een bedrag dat nog niet op een begrotingspost is geboekt, met de knop Facturen boeken.
Stap 4
Open Kostenbewaking en kies het jaar. Bovenaan staan Begroting, Realisatie (wat dat jaar is gefactureerd), Resterend en Verbruikt, met erbij hoeveel van het jaar voorbij is. Daaronder volgen de grafiek Per maand, de tabel met elke post en de lijst Per leverancier met de knop Facturen tonen.
Stap 5
Een goedgekeurde exploitatiebegroting is vergrendeld. Voor een wijziging maakt u een herziening en keurt u die goed voor hetzelfde jaar. De herziening wordt een nieuwe versie die de vorige vervangt, zodat er voor dat jaar steeds één geldende begroting is.
De factuurregels van het project gelden ook in Beheer: het vierogenprincipe bij het goedkeuren van facturen en de behandeling van btw als kosten. Die wijzigt u in de projecteconomie, niet hier. De rechten voor de kosten van Beheer gelden alleen voor Beheer. Wie alleen in Beheer werkt en een begroting wil goedkeuren, heeft ook het onderdeel Calculatie nodig, en goedkeuren kan alleen wie in de economie van Beheer het recht op begroting en goedkeuring heeft; anders weigert Fidrel het met een melding. Wie helemaal geen toegang heeft, leest dat de kosten van Beheer niet open zijn en vraagt een beheerder om toegang.
Een exploitatiebegroting in Fidrel bevat alleen kosten; huurinkomsten en andere opbrengsten staan er niet in. Resterend is de begroting min de facturen tot nu toe en voorspelt het jaareinde niet. Fidrel voert geen betaling uit en geeft niets door aan een financiële administratie; facturen worden vastgelegd en gevolgd. Fidrel verdeelt kosten niet over huurders of eigenaren en maakt geen afrekening voor hen. Voor planning over meerdere jaren is het meerjarenonderhoudsplan bedoeld: de begroting kent alleen hele kalenderjaren.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meerNee, niet in Fidrel. De begroting bevat de kosten van het jaar, per post. Opbrengsten zoals huur voert u er niet in, dus de pagina laat zien wat het gebouw kost en niet wat het oplevert.
Er geldt per kalenderjaar één goedgekeurde begroting. Een tweede goedkeuring voor hetzelfde jaar wordt een nieuwe versie die de eerste vervangt, en de oude begroting blijft dus niet naast de nieuwe staan.
Voor vorig jaar, het lopende jaar en de twee jaren daarna. Die vier staan in de keuzelijst Jaar wanneer u de calculatie goedkeurt.
Uit de facturen die in Beheer zijn opgeslagen en in het gekozen jaar zijn gefactureerd. Een factuur die u nog op geen begrotingspost hebt geboekt, telt mee in het totaal en staat apart als bedrag dat nog niet is geboekt.
Niet direct, want de goedgekeurde begroting is vergrendeld. U maakt een herziening en keurt die goed voor hetzelfde jaar; de herziening vervangt dan de vorige versie.
Wie in de economie van Beheer het recht heeft op begroting en goedkeuring. Wie alleen in Beheer werkt, heeft daarnaast toegang tot Calculatie nodig. Zonder dat recht weigert Fidrel de goedkeuring en geeft het een melding.
