Eén persoon doet alles
In een klein team uploadt, controleert, wijst toe en keurt dezelfde persoon een factuur goed. Een tikfout in het bedrag of een verkeerde calculatieregel wordt dan door niemand meer bekeken.
Inkoopfacturen
Het vier-ogenprincipe bij factuurgoedkeuring in uw project
Wie de gegevens van een inkoopfactuur controleert, moet haar niet ook zelf goedkeuren. In een bouwproject loopt veel geld langs één projectadministratie, en een verkeerd bedrag of een verkeerd toegewezen post valt het snelst op bij iemand die er voor het eerst naar kijkt. Deze pagina laat zien hoe u in Fidrel het vierogenprincipe voor facturen aanzet, welke rechten u per persoon geeft, wat de eerste en de tweede persoon zien en wat de regel niet doet.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Waar goedkeuring door één persoon misgaat
Rechten zijn te ruim of te krap
Mag iedereen die de kosten ziet ook goedkeuren, dan zegt een goedkeuring weinig. Mag maar één persoon goedkeuren, dan blijft het werk liggen zodra die persoon er niet is. U wilt rechten per persoon kunnen kiezen.
Een afspraak op papier wordt niet bewaakt
De afspraak dat een collega meekijkt, houdt het tot de eerste drukke week. Het helpt als de regel in het systeem zit en niet van het geheugen van de administratie afhangt.
Wat de regel precies tegenhoudt
De regel kijkt naar twee personen: wie de gegevens van de factuur heeft bevestigd en wie goedkeurt. Zijn dat dezelfde, dan weigert de database de goedkeuring, ook als de knop zou zijn getoond. Daarom toont Fidrel de knop niet en legt het uit waarom. Ook een beheerder die de gegevens zelf heeft bevestigd, laat de goedkeuring aan een ander. Uploaden, bewerken en toewijzen blijven mogelijk voor de eerste persoon; alleen het goedkeuren niet.
Inkoopfacturen
Wie wat doet in een gewone week
Een projectadministrateur verwerkt de binnengekomen facturen: uploaden, controleren, toewijzen. Een projectleider of controller met het recht Factuur goedkeuren kijkt onder Goed te keuren of de leverancier, het bedrag en de calculatieregel kloppen en beslist. Een derde medewerker met alleen Overzicht ziet de stand van de kosten, maar verandert niets. Wie welke rechten heeft, ziet u op het tabblad Rechten.
Het vierogenprincipe opzetten en gebruiken
Stap 1
Zet de regel aan voor het project
Een beheerder van het project opent op de pagina Projectkosten het tabblad Rechten. Onder Goedkeuring van facturen staat het vakje Vierogenprincipe. De regel geldt voor facturen die vanaf dat moment worden goedgekeurd; eerder goedgekeurde facturen blijven zoals ze zijn.
Stap 2
Geef de rechten per persoon
Op hetzelfde tabblad kiest u per deelnemer welke rechten de persoon heeft, zoals Overzicht, Facturen uploaden, Bewerken, Begrotingstoewijzing en Factuur goedkeuren. Overzicht wordt vanzelf aangevinkt zodra u een ander recht kiest, omdat de andere rechten erop voortbouwen. Een beheerder heeft alle rechten.
Stap 3
De eerste persoon controleert en wijst toe
Een medewerker met het recht Facturen uploaden zet de factuur in Fidrel en vergelijkt de uitgelezen waarden met het origineel. Met Klopt, doorgaan bevestigt zij de gegevens. In de stap Toewijzen aan calculatie kiest zij de regels; het hele bedrag moet zijn toegewezen.
Stap 4
Dien in of laat een ander goedkeuren
De eerste persoon ziet geen knop Factuur goedkeuren, maar een melding dat iemand anders met goedkeuringsrecht de factuur goedkeurt. Met het recht Bewerken kan zij de factuur wel met Ter beoordeling indienen aan de goedkeurder voorleggen.
Stap 5
De tweede persoon beslist
Iemand met het recht Factuur goedkeuren opent de factuur onder Goed te keuren, leest leverancier, bedragen en toewijzing en kiest Factuur goedkeuren of Afwijzen. Elke beslissing komt met de naam van de persoon in de historie van de factuur.
Wat Fidrel hier niet doet
Het vierogenprincipe kent één tweede persoon en geen bedragsgrenzen: Fidrel vraagt niet per bedrag om een extra goedkeurder. De regel geldt voor facturen die vanaf het aanzetten worden goedgekeurd; eerder goedgekeurde facturen blijven ongewijzigd. Fidrel voert geen betaling uit en heeft geen koppeling met een boekhoudpakket: een betaling wordt alleen geregistreerd. Wie een factuur toch moet corrigeren nadat zij is goedgekeurd, doet dat met een creditnota, omdat goedgekeurde gegevens zijn vergrendeld.
Gerelateerde oplossingen
Eén project. Eén abonnement. Het hele platform is inbegrepen.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
- 30 dagen gratis
- Onbeperkt aantal deelnemers
- Geen minimale looptijd
Inzichten
Alles bekijken
Projectafstemming wordt eenvoudiger
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
De tekening bij de hand. Open DWG op je mobiel.
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Een duidelijkere planning. Van eerste activiteit tot laatste mijlpaal.
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meer
Alleen een beheerder van het project, op het tabblad Rechten onder Goedkeuring van facturen. De instelling geldt voor dat ene project; elk project kiest zelf.
Ja. De regel kijkt alleen naar wie de gegevens heeft bevestigd en wie goedkeurt. Een beheerder die de gegevens zelf heeft bevestigd, laat de goedkeuring dus ook aan iemand anders.
In plaats van de knop Factuur goedkeuren staat er een melding dat iemand anders met goedkeuringsrecht de factuur goedkeurt. Zij kan de factuur wel ter beoordeling indienen.
Niets. De regel geldt voor facturen die vanaf het aanzetten worden goedgekeurd. Eerder goedgekeurde facturen worden niet opnieuw beoordeeld en blijven zoals ze waren.
Nee. Er is één regel met één tweede persoon. Een schema met bedragsgrenzen of meerdere goedkeurders achter elkaar kent Fidrel niet.
In de historie van de factuur. Elke beslissing, zoals ter beoordeling ingediend, goedgekeurd of afgewezen, wordt bewaard met de persoon die haar nam en een eventuele opmerking.