Het totaal klopt, de regel niet
Een project kan in totaal binnen budget lijken terwijl één groep al ruim boven de begroting zit. Zonder cijfers per regel merkt u dat pas bij de eindafrekening.
Voor de projectleider
Kostenbewaking voor projectleiders
Als projectleider leest u niet elke factuur, maar u moet wel weten welke regel van het budget uit de pas loopt. In Fidrel staat per calculatieregel het actuele budget naast wat is besteld en gefactureerd en wat de eindkostenprognose is. Deze pagina volgt een gewone week: wat u opent, in welke volgorde, wat u ziet en niet ziet, en wat bij een collega hoort.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Waar de kostenroutine van een projectleider op vastloopt
Facturen die nergens bij horen
Een factuur zonder regel waaraan hij is gekoppeld, belast het budget nog niet zichtbaar. Zolang hij zwerft, staat elke regel er gunstiger voor dan hij werkelijk is.
Meerwerk dat nog wacht op een besluit
Meerwerk dat is aangeboden maar niet is beslist, hoort nog niet in het actuele budget. Wie die twee door elkaar haalt, ziet een overschrijding die er niet is, of mist er een.
Waar elk cijfer vandaan komt
Het oorspronkelijke budget is het totaal van de hoofdraming op het moment dat die werd vastgesteld; het is vergrendeld. Verplichtingen zijn de lopende en afgesloten contracten plus de geregistreerde bestellingen. Gefactureerd zijn de gecontroleerde inkoopfacturen die niet zijn afgewezen, en de werkelijke kosten zijn het goedgekeurde deel daarvan. De eindkostenprognose is wat is gefactureerd plus wat volgens prognose of verplichtingen nog resteert. Een betaling registreert u alleen: er vindt geen bankoverschrijving plaats.
Kostenbewaking
Wanneer een regel een waarschuwing wordt
Fidrel kent zes waarschuwingen. Vast zijn Prognose overschrijdt budget, Besteld overschrijdt budget en Factuur niet volledig toegewezen. Drie hebben een grens in procenten: Hoog budgetverbruik (standaard 90 procent van het budget gefactureerd), Prognose is gestegen (standaard 10 procent tussen de laatste twee opgeslagen prognoseversies) en Kosten lopen voor op productie (standaard 20 procentpunt meer gefactureerd dan de voortgang van gekoppelde planningsactiviteiten). Die drie grenzen past alleen aan wie het budgetrecht in het project heeft.
Een gewone week, in volgorde
Stap 1
Begin bij Te behandelen
Open de projectkosten en lees eerst het blok Te behandelen. Daar staat hoeveel facturen nog gecontroleerd, toegewezen of goedgekeurd moeten worden en hoeveel zijn vervallen. Wie dat afhandelt, hangt af van de rechten in uw project.
Stap 2
Lees het overzicht van links naar rechts
Loop door Budget, Kosten en Prognose: oorspronkelijk budget, goedgekeurde wijzigingen en actueel budget, daarna gefactureerd en werkelijke kosten, tot slot de eindkostenprognose en de Budgetafwijking. Een positieve afwijking betekent boven budget.
Stap 3
Open de regels die boven budget liggen
Filter per calculatieregel op de regels boven budget en open het cijfer dat u verbaast. U komt bij de posten erachter, vandaar bij de toegewezen facturen en bij alle aanpassingen die zijn gedaan.
Stap 4
Loop de Financiële waarschuwingen na
Onder Financiële waarschuwingen staat per regel wat een grens heeft overschreden. Een tik op de waarschuwing brengt u naar de budgetpost zelf, zodat u meteen ziet welke facturen en bestellingen erachter zitten.
Stap 5
Houd meerwerk en prognose bij
Wacht meer- of minderwerk op een besluit, dan meldt het overzicht dat. Na het besluit verandert het actuele budget, terwijl het oorspronkelijke budget vergrendeld blijft. Exporteer daarna de cijfers naar Excel of CSV voor het projectoverleg.
Wat u ziet en wat niet
Kostenbewaking en inkoopfacturen zijn zichtbaar voor wie van een beheerder financiële rechten in het project heeft gekregen. Wie alleen toegang heeft tot een deel van het project, ziet de financiën niet, omdat kosten bij het project als geheel horen. Ziet u de pagina niet, vraag dan een beheerder om de rechten; de projectleidersrol alleen opent ze niet vanzelf.
Wat van u is en wat van een ander
De calculator bouwt de raming op; wie haar vaststelt, legt het oorspronkelijke budget vast. Facturen worden door iemand met de juiste rechten bevestigd, toegewezen en goedgekeurd, en het project kan instellen dat wie de gegevens van een factuur bevestigde, die niet zelf goedkeurt (het vierogenprincipe). Aan u is het lezen van de afwijking en het kiezen van de regel die aandacht krijgt. Het budget wijzigt via goedgekeurd meer- en minderwerk of een herziening, niet door het oorspronkelijke bedrag te overschrijven.
Wat kostenbewaking niet doet
Facturen komen niet vanzelf binnen: u of een collega uploadt ze, en Fidrel ontvangt ze niet via e-mail of een e-factuurnetwerk. Een waarschuwing is een regel in Fidrel; Fidrel stuurt er geen e-mail of sms over. Fidrel maakt geen verkoopfacturen of termijnstaten voor uw opdrachtgever; kostenbewaking volgt wat u betaalt, niet wat u factureert. Een koppeling met een boekhoudpakket is er niet; de bedragen komen uit facturen die in Fidrel zijn bevestigd.
Gerelateerde oplossingen
Eén project. Eén abonnement. Het hele platform is inbegrepen.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
- 30 dagen gratis
- Onbeperkt aantal deelnemers
- Geen minimale looptijd
Inzichten
Alles bekijken
Projectafstemming wordt eenvoudiger
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
De tekening bij de hand. Open DWG op je mobiel.
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Een duidelijkere planning. Van eerste activiteit tot laatste mijlpaal.
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meer
Het actuele budget, besteld, gefactureerd, het verbruikte deel, de eindkostenprognose en de afwijking. Een filter toont alleen de regels die boven budget liggen, en elk cijfer opent de posten erachter.
Zodra een regel een grens passeert, staat hij onder Financiële waarschuwingen. Drie grenzen zijn instelbaar, met als standaard 90, 10 en 20 procent, maar alleen door iemand met het budgetrecht.
Financiële rechten geeft een beheerder per persoon. Wie alleen een deel van het project mag zien, krijgt de financiën niet te zien, omdat de kosten bij het project als geheel horen.
Nee. Het actuele budget is het oorspronkelijke budget plus goedgekeurde wijzigingen. Meerwerk dat nog wacht op een besluit, meldt het overzicht apart.
Ja, kostenbewaking exporteert naar Excel en CSV. De periodeweergave toont gepland, prognose, gefactureerd en betaald per maand, kwartaal of jaar.