Prijs en kwaliteit worden achteraf gewogen
Wie pas na het zien van de offertes bepaalt hoe zwaar reactietijd en referenties tellen, kan zijn keuze later moeilijk verdedigen.
Voor vastgoedbeheerders
Onderhoudscontract: offertes aanvragen voor vastgoedbeheerders
Een beheerder die het onderhoud van liften, installaties of terrein opnieuw uitzet, vraagt meestal drie bedrijven om een prijs en een aanpak, kiest er één en moet daarna de einddatum en de opzegtermijn van het contract in de gaten houden. In Fidrel loopt dat via twee onderdelen van hetzelfde project: Aanbesteding voor de offertes en Beheer voor het contract. Deze pagina volgt uw werk daarin, wat u ziet en niet ziet en wat van u is en wat van de bedrijven.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Wat het opnieuw uitzetten van onderhoud lastig maakt
Het contract en de aanbesteding raken los van elkaar
Is het bedrijf gekozen, dan verdwijnt de offerteaanvraag in een map en gaat het contract naar de administratie. Over drie jaar verlengt het stilzwijgend omdat niemand de opzegtermijn kent.
Wat u ziet en niet ziet
Zolang de inschrijvingen verzegeld zijn, ziet u van de offertes niets: niet de bestanden, niet het aantal en niet de tijdstippen. Dat geldt ook voor projectbeheerders. Het contract in Beheer draagt een jaarbedrag. Wie alleen toegang heeft tot de map van één discipline, ziet daarom de installaties en storingsmeldingen van die discipline, maar niet de contracten; die vragen toegang tot het hele beheergebied. De onderhoudsbedrijven zien van uw project alleen de aanvraag waarvoor u ze uitnodigt.
Aanbesteding
Wat van u is en wat van anderen
Van u zijn de aanvraag, de criteria, de punten, de gunning en het contract in Beheer. De bedrijven leveren de offerte aan en kunnen afzien. Een aanvraag maakt wie toegang heeft tot heel Aanbesteding; voor andere deelnemers bestaan de rechten Mag aanbestedingen beheren en Mag inschrijvers uitnodigen, die een projectbeheerder geeft. Het contract kan iemand aanmaken met schrijfrechten in Beheer.
Van offerteaanvraag tot contract in Beheer
Stap 1
Zet de aanvraag klaar
Kies in Aanbesteding Nieuwe offerteaanvraag en noem haar naar de dienst, zoals Onderhoud liften. Beschrijf bij Omschrijving voor inschrijvers de omvang, de frequentie en de gewenste vorm van de prijs. Zet de dienstbeschrijving en de lijst met installaties als bestanden in de map van de aanvraag en publiceer ze met Aanbestedingsstukken publiceren.
Stap 2
Nodig de onderhoudsbedrijven uit
Kies Kiezen uit het register en zoek op discipline, bijvoorbeeld liften of W-installaties. Elk bedrijf maakt een account aan, ziet alleen deze aanvraag en uploadt zijn offerte in een eigen map. Inschrijvingen verzegelen staat standaard aan, dus u ziet de offertes pas na de sluitingsdatum.
Stap 3
Leg de criteria vast
Begin met Standaardopzet gebruiken en pas de namen aan, of voeg zelf criteria toe, zoals reactietijd bij storingen of referenties. Eén criterium betreft de prijs, de rest is Kwaliteit, en samen zijn de wegingen 100 procent. U kunt dit al doen voordat de offertes opengaan.
Stap 4
Vul de bedragen op dezelfde basis in
Open na de sluitingsdatum elke inschrijving en noteer in de Beoordelingsmatrix de inschrijfsom. Kies een basis die voor alle bedrijven gelijk is, bijvoorbeeld de jaarkosten voor alle installaties, en geef punten van nul tot en met vijf per kwaliteitscriterium.
Stap 5
Neem de gunningsbeslissing
Kies de inschrijving en bevestig met Gunningsbeslissing nemen. Fidrel slaat datum en naam op en vraagt om een motivering als u niet de hoogst gerangschikte inschrijving kiest.
Stap 6
Leg het contract vast in Beheer
Open in Beheer Contracten en garanties en kies Nieuw contract. Kies de soort Onderhoudscontract en vul omschrijving, wederpartij, contractnummer, ingangsdatum, einddatum, opzegtermijn in dagen en jaarbedrag in. Koppel een document uit het project. Zodra de opzegtermijn ingaat, krijgen de verantwoordelijken een herinnering.
Van gunning naar contract is een stap die u zelf zet
Tussen de gunningsbeslissing in Aanbesteding en het contractregister in Beheer ligt een handmatige stap. U controleert de contractstukken, sluit het contract en voert dan looptijd, opzegtermijn en kosten in. Hang het contract of de offerte aan het contract als document, zodat later te zien is waar het vandaan komt. Opzeggen of verlengen doet u bij het bedrijf zelf; wijzigt de einddatum, dan loopt de bewaking opnieuw.
Wat Fidrel hier niet doet
Elke offerte krijgt één bedrag, dat u zelf op dezelfde basis invult; Fidrel rekent niet om naar jaarkosten of looptijd. Fidrel zet de gunning niet over naar het contractregister; het contract legt u zelf vast met Nieuw contract. Fidrel kent geen raamovereenkomsten of afroepen: elke aanvraag leidt tot één keuze. De herinnering over de opzegtermijn verschijnt in Fidrel bij de meldingen en komt niet per e-mail, sms of pushbericht.
Gerelateerde oplossingen
Eén project. Eén abonnement. Het hele platform is inbegrepen.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
- 30 dagen gratis
- Onbeperkt aantal deelnemers
- Geen minimale looptijd
Inzichten
Alles bekijken
Projectafstemming wordt eenvoudiger
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
De tekening bij de hand. Open DWG op je mobiel.
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Een duidelijkere planning. Van eerste activiteit tot laatste mijlpaal.
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meer
Ja. Aanbesteding en Beheer zijn onderdelen van hetzelfde project, dus u legt het contract direct vast in het project van het gebouw waarvoor de offertes zijn gevraagd, als u toegang tot beide hebt.
Met gunningscriteria: één voor de prijs en eigen criteria voor kwaliteit, zoals reactietijd, elk met een weging in procenten. De wegingen tellen samen op tot 100 procent.
Nee. U legt het contract zelf vast onder Contracten en garanties met Nieuw contract en vult einddatum en opzegtermijn in.
Zodra de einddatum min het aantal dagen opzegtermijn is bereikt, één keer per einddatum. De herinnering staat in Fidrel bij de meldingen.
Nee. Een aanvraag eindigt met één gunning aan één inschrijver, en het contract in Beheer heeft één wederpartij met één einddatum.