De einddatum staat in een map
Het contract ligt in een document of een lade. De einddatum en de opzegtermijn staan op pagina vier, en niemand kijkt ernaar tot de verlenging al is ingegaan.
Contracten en garanties
Onderhoudscontracten beheren: einddatum en opzegtermijn in de gaten houden
Een onderhoudscontract of servicecontract loopt vaak door tot iemand het opzegt. Wie de opzegtermijn mist, zit weer een jaar vast, ook als het contract niet meer past. In Fidrel legt u elk contract vast met de wederpartij, de data, de opzegtermijn in dagen en het jaarbedrag, en herinnert Fidrel de verantwoordelijken zodra de opzegtermijn ingaat. Deze pagina laat zien hoe dat werkt en hoe u met de herinnering omgaat.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Waarom contracten ongemerkt doorlopen
De termijn begint eerder dan de einddatum
Wie drie maanden voor het einde moet opzeggen, moet dus eerder reageren dan de einddatum doet vermoeden. Zonder een datum waarop de termijn ingaat, komt de herinnering te laat.
Garanties en contracten staan door elkaar
Een beheerder heeft liften, installaties, schoonmaak en verzekeringen lopen. Een overzicht per soort en per einddatum voorkomt dat het ene contract het andere overschaduwt.
Hoe de herinnering werkt
Fidrel rekent met de einddatum min het aantal dagen opzegtermijn. Heeft een contract einddatum 31 december en een opzegtermijn van 90 dagen, dan komt de herinnering op 2 oktober. Een dagelijkse controle verstuurt haar, één keer per einddatum, naar degene die het contract heeft aangemaakt en naar de beheerders van het project die het contract mogen lezen. Hoe uw contract de termijn rekent, bepaalt of 2 oktober de laatste dag is om op te zeggen of de eerste dag van de termijn; lees het contract en geef zo nodig een ruimere termijn op met een toelichting in Opmerkingen.
Beheer
Wie de contracten ziet
Contracten dragen bedragen. Wie alleen toegang heeft tot de map van één discipline, ziet daarom de installaties, keuringen en storingsmeldingen van die discipline, maar niet de contracten; die vergen toegang tot het hele beheergebied. Een contract kunt u wel bij een discipline laten horen. Wie alleen mag bekijken, wijzigt niets.
Een contract vastleggen en bewaken
Stap 1
Voeg het contract toe
Open in het gebied Beheer het tabblad Contracten en garanties en kies Nieuw contract. Kies de soort: Garantie, Servicecontract, Onderhoudscontract, Huurcontract, Verzekering of Overig. Geef een omschrijving, bijvoorbeeld Onderhoudscontract liften, en de wederpartij.
Stap 2
Vul de data en de opzegtermijn in
Vul het contractnummer, de ingangsdatum en de einddatum in. Bij Opzegtermijn (dagen) geeft u een getal tussen 0 en 730 op. De einddatum mag niet voor de ingangsdatum liggen. Het jaarbedrag legt u vast met een valuta van drie letters.
Stap 3
Lees de stand in de lijst
Elk contract toont Loopt af op met de datum, of Onbepaalde tijd zonder einddatum. Valt het in de opzegtermijn, dan staat er Binnen opzegtermijn; is het voorbij, dan staat er Verlopen. U filtert de lijst op soort.
Stap 4
Ontvang de herinnering
Zodra de einddatum min de opzegtermijn is bereikt, melden de verantwoordelijken zich in Fidrel met het contract en de einddatum. Dat gebeurt één keer per einddatum. In het overzicht van het beheergebied telt Fidrel hoeveel contracten binnen de opzegtermijn vallen.
Stap 5
Beslis en leg vast
Opzeggen of verlengen doet u buiten Fidrel, bij de wederpartij. Pas daarna de einddatum aan als het contract is verlengd; dan loopt de bewaking opnieuw voor de nieuwe einddatum. Zet in Opmerkingen wat u hebt afgesproken.
Wat Fidrel hier niet doet
Fidrel zegt niets op en stuurt geen opzegbrief: het herinnert alleen aan de opzegtermijn. De herinnering verschijnt in Fidrel zelf, bij de meldingen; er gaat geen e-mail, sms of pushmelding uit. Een contract voor onbepaalde tijd heeft geen einddatum en krijgt dus geen herinnering. Fidrel leest geen contracttekst: de opzegtermijn in dagen vult u zelf in.
Gerelateerde oplossingen
Eén project. Eén abonnement. Het hele platform is inbegrepen.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
- 30 dagen gratis
- Onbeperkt aantal deelnemers
- Geen minimale looptijd
Inzichten
Alles bekijken
Projectafstemming wordt eenvoudiger
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
De tekening bij de hand. Open DWG op je mobiel.
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Een duidelijkere planning. Van eerste activiteit tot laatste mijlpaal.
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meer
Op de dag dat de einddatum min de opzegtermijn is bereikt, en één keer per einddatum. Past u de einddatum aan, dan loopt de bewaking opnieuw voor de nieuwe datum.
De aanmaker van het contract en de beheerders van het project, voor zover ze het contract mogen lezen. De melding komt binnen in Fidrel.
In Fidrel zelf, bij de meldingen. Buiten Fidrel gaat er niets uit; wie niet in Fidrel kijkt, ziet de herinnering dus niet.
Het staat in de lijst als Onbepaalde tijd. Zonder einddatum is er geen opzegtermijn om te bewaken, dus er komt geen herinnering.
Ja. De soorten zijn Garantie, Servicecontract, Onderhoudscontract, Huurcontract, Verzekering en Overig, elk met einddatum, opzegtermijn en jaarbedrag.