Versiones de documentos
La memoria, el pliego de condiciones, el estudio geotécnico y cada plano cambian varias veces antes de llegar a la obra. El control de versiones de documentos de proyecto consiste en saber en todo momento cuál es la versión vigente, qué había antes y qué ha cambiado entre una y otra. En Fidrel cada documento reúne todas sus versiones bajo un mismo número, con su fecha, su revisión, su estado y una nota de cambios, y la vigente es la última que se subió.
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Cuando la versión se indica en el nombre del archivo, la carpeta se llena de copias casi iguales. Para saber cuál vale hay que abrirlas todas o preguntar a quien las subió, y la obra acaba trabajando con la primera que encontró.
Llega una revisión nueva del pliego y nadie sabe qué cambia respecto a la anterior. Sin una nota junto a cada versión, la dirección facultativa y la constructora acaban comparando los dos textos línea por línea.
Para no confundir a nadie, alguien borra la versión antigua. Meses después, una discusión sobre lo que se contrató obliga a buscar en el correo la copia que estaba vigente en una fecha concreta.
Cada versión es el archivo completo tal como se subió, no solo la diferencia con la anterior. Fidrel guarda el número de versión, v1, v2 o v3, la revisión que escribiste o la que propone el esquema del proyecto, el nombre del archivo, la fecha y la hora de subida, el tamaño, el estado y, si la escribiste, la nota del cambio. En Detalles del archivo aparecen además la suma de comprobación del archivo y, si vino de una importación, el ZIP y la ruta de donde salió. Con eso puedes demostrar qué archivo exacto estaba vigente en una fecha.
Documentos, planos y modelos
El control de versiones no distingue tipos de archivo: un PDF, un Word, un Excel o un DWG se versionan igual. Lo que une dos archivos es el número de documento. En un plano suele venir del código del principio del nombre; en una memoria o un pliego sin código, Fidrel toma el nombre completo como número. Por eso «Memoria descriptiva.docx» subida de nuevo con el mismo nombre pasa a ser la versión 2, mientras que «Memoria descriptiva v2.docx» crearía un documento aparte. Si el nombre ha cambiado, corrige el número en la ventana de subida o usa Nueva versión desde el propio documento, que deja el número fijo.
Paso 1
Abre el documento en Documentos, entra en la pestaña Versiones y pulsa Nueva versión. Elige el archivo, escribe la revisión si quieres fijarla y explica en Nota del cambio qué es distinto respecto a la versión anterior.
Paso 2
Suelta los archivos en la carpeta. Cada uno cuyo número ya exista en el proyecto aparece como Nueva versión de ese número, con el salto de v2 a v3 a la vista, y un archivo idéntico al vigente se propone para omitirlo.
Paso 3
Cada versión lleva su propio estado, de Material de trabajo a Documento de ejecución. Los estados aprobados los asignan administradores y responsables de documentación, y cada cambio queda en el historial de estados con fecha, persona y comentario.
Paso 4
En Versiones, cada entrada muestra su número de versión, su revisión o la palabra Original, el nombre del archivo, la fecha de subida y el tamaño. Desde ahí la abres en el visor o la descargas sin tocar la vigente.
La versión cuenta subidas: v1 es la primera, v2 la segunda, y así siempre. La revisión es el nombre que el proyecto da a cada emisión. Si dejas la revisión en blanco, Fidrel continúa la anterior, de C02 a C03 o de A a B, y en la primera emisión aplica el esquema del proyecto, que en España empieza por 0; un administrador puede cambiarlo por letras o por P01, P02. Una revisión escrita a mano se guarda tal cual. Así puedes subir dos veces la misma revisión, por ejemplo para corregir una errata, y seguirán siendo dos versiones distintas en el historial.
Cuando se sube un archivo, las personas que pueden abrirlo reciben una notificación en Fidrel y un correo, salvo que lo hayan desactivado; las subidas seguidas de una misma persona se reúnen en un solo correo cuando termina. El acceso de la carpeta decide quién ve el documento. La versión vigente es la que abre la lista de Documentos, la que sale en un envío y la que descarga el Centro de exportación, de modo que nadie tiene que elegir entre copias. Un documento que se mueve a la papelera se puede restaurar durante 30 días.
Fidrel no compara el texto de dos versiones de un Word o un Excel ni marca qué párrafos cambiaron: la nota del cambio la escribe quien sube. No hay un botón para volver a poner como vigente una versión anterior: se descarga y se sube otra vez como versión nueva. La nota del cambio se escribe al subir desde Nueva versión; en una subida de varios archivos a la vez no se pide. Dos versiones de un PDF o de una imagen sí se pueden superponer en el visor para ver qué se ha movido.
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Habla con nosotrosLa última que se subió. Es la que abre la lista de Documentos, la que sale en los envíos y la que exporta el Centro de exportación; las anteriores siguen en la pestaña Versiones.
No. Cada versión anterior se guarda completa, con su archivo, su fecha, su revisión y su estado, y se puede abrir o descargar cuando haga falta.
Fidrel compara su contenido con la versión vigente y, si es idéntico, propone omitirlo en lugar de crear una versión repetida. Puedes cambiar esa propuesta en la ventana de subida.
Sí. Al subir desde Nueva versión tienes el campo Nota del cambio, y su texto aparece junto a esa versión para quien la consulte más adelante.
Sí. Cualquier archivo se versiona por su número de documento. La vista previa en el navegador abre PDF, imágenes, Word, Excel, PowerPoint, DWG y DXF sin descargarlos.
Solo los administradores del proyecto y los responsables de documentación. El resto de miembros con permiso de edición asigna los demás estados, y cada cambio queda registrado.
