La misma factura por dos caminos
El proveedor envía la factura al jefe de obra y a la administración de la constructora. Cada uno la registra por su lado, y aparecen dos facturas iguales con dos personas convencidas de haber hecho su trabajo.
Facturas de proveedores
Detectar facturas duplicadas de proveedores antes de aprobarlas
Una factura de proveedor que entra dos veces se paga dos veces si nadie la frena a tiempo. En obra pasa a menudo: el proveedor la manda al jefe de obra y a administración, o la reenvía escaneada porque nadie le contestó. En Fidrel, al revisar una factura se comprueba si su número ya existe para ese proveedor en el proyecto, y para seguir adelante hay que escribir por qué no es un duplicado.
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Cómo se cuela una factura repetida en una obra
Mismo número, distinto archivo
La primera llega en PDF y la segunda como foto o escaneo del papel. Son dos archivos diferentes, así que comparar archivos no basta: lo que se repite es el número de factura.
El duplicado aparece al conciliar
Si nada lo frena al registrar, el error se descubre al cuadrar el banco o cuando alguien revisa las cuentas de la obra. Para entonces el coste ya ha contado dos veces en el seguimiento.
Qué compara Fidrel
La comprobación busca otra factura del mismo proyecto, del mismo proveedor y con el mismo número, sin distinguir mayúsculas de minúsculas ni tener en cuenta los espacios al principio o al final. Una factura rechazada no impide confirmar otra con ese número. El aviso muestra cada factura coincidente con su número y su importe sin IVA, y un clic la abre para compararla con la que estás revisando.
Facturas de proveedores
El proveedor bien identificado
La comprobación depende de que la factura esté a nombre del proveedor correcto. Fidrel reconoce al proveedor por su número fiscal y, solo si no hay número, por el nombre; si es nuevo, te propone añadirlo. Si un mismo proveedor estuviera dos veces en el proyecto con datos distintos, sus facturas no se compararían entre sí, así que conviene mirar la lista de proveedores cada vez que aparece uno nuevo.
Cómo frena Fidrel una factura repetida
Paso 1
Subir: el mismo archivo abre la factura existente
Si alguien sube un archivo idéntico a uno que ya está registrado, Fidrel no crea otra factura: avisa de que el archivo ya existe y abre la que había.
Paso 2
Revisar: mismo número para el mismo proveedor
En el paso Revisar, si el número de factura ya existe para ese proveedor, la lista de comprobaciones lo dice y aparece el aviso Posible duplicado, con un botón para comparar con la otra factura.
Paso 3
Seguir solo con un motivo escrito
Para confirmar una factura con ese número hay que explicar por qué no es un duplicado, con un mínimo de diez caracteres. Sin ese motivo, Fidrel no deja continuar, y el motivo queda guardado en la factura.
Paso 4
Rechazar o eliminar el duplicado
Si de verdad es la misma factura, Rechazar la saca del seguimiento de costes. Un administrador también puede eliminarla mientras no tenga pagos: pasa a la papelera, donde se puede restaurar durante 30 días.
Otras barreras en la misma revisión
Al revisar, Fidrel comprueba además que la base imponible más el IVA da el total de la factura y que las líneas suman los importes. Después, la factura no se puede aprobar mientras quede importe sin asignar a partidas, y el proyecto puede exigir que la apruebe una persona distinta de quien la verificó. Cada barrera es una ocasión más de que alguien vea una factura repetida antes de que se pague.
Corregir sin borrar el rastro
Una factura aprobada queda bloqueada y se corrige con una factura rectificativa, vinculada a la original del mismo proveedor y con importes negativos. Una factura con pagos registrados no se puede eliminar, y cada eliminación o restauración queda anotada, así que siempre se sabe qué pasó con una factura repetida. Si el mismo archivo se volvió a subir tras eliminar la factura, Fidrel no restaura la primera hasta que se elimina la nueva.
Lo que la comprobación no detecta
La comprobación busca dentro del mismo proyecto: si la misma factura se sube en dos proyectos distintos, Fidrel no lo detecta. Una factura repetida con otro número o asignada a otro proveedor no salta como duplicado. Fidrel no bloquea pagos en el banco: frena la factura dentro del proyecto, y los pagos solo se registran. No se conecta con tu programa de contabilidad, así que no busca duplicados en la contabilidad de la empresa.
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Preguntas frecuentes
¿Tienes más preguntas? Estaremos encantados de ayudarte.
Habla con nosotrosCuando en el mismo proyecto ya hay otra factura del mismo proveedor con el mismo número, sin contar mayúsculas ni espacios sobrantes. Las rechazadas no frenan la confirmación.
Sí, si explicas por qué no es un duplicado con al menos diez caracteres, por ejemplo que el proveedor reinicia su numeración cada año. El motivo queda guardado en la factura.
Sí. Si el archivo es idéntico a uno que ya está registrado, Fidrel no crea otra factura y abre la que ya existe.
Entonces el archivo es distinto, pero al revisar la factura coincide el número para el mismo proveedor y salta el aviso de posible duplicado.
No. La comprobación busca dentro del mismo proyecto: si la misma factura se sube en dos proyectos distintos, Fidrel no lo detecta.
Si no tiene pagos, un administrador puede eliminarla y queda 30 días en la papelera. Si ya tiene pagos, corrígela con una factura rectificativa vinculada a la original.