De oorspronkelijke factuur mag niet veranderen
Is een factuur eenmaal goedgekeurd en meegeteld in de kosten, dan moet ze zo blijven staan. Wie bedragen overschrijft, laat geen spoor achter van wat eerder is goedgekeurd.
Factuur corrigeren
Een creditnota bij een inkoopfactuur verwerken
Een goedgekeurde inkoopfactuur klopt soms niet meer: de leverancier crediteert een deel, een levering is teruggenomen of er is te veel gerekend. In Fidrel wijzigt u een goedgekeurde factuur niet, want haar gegevens zijn vergrendeld. U corrigeert met een creditnota die u aan de oorspronkelijke factuur koppelt en net zo controleert, toewijst en goedkeurt als elke andere factuur. Zo blijft zichtbaar wat er oorspronkelijk stond en wat er later is gecorrigeerd.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Waarom corrigeren achteraf lastig is
De correctie hoort bij een bepaalde post
Een creditnota verlaagt de kosten op de plek waar de oorspronkelijke kosten stonden. Wordt ze op een andere calculatieregel gezet, dan lijkt de ene post te veel en de andere te weinig te hebben gekost.
Creditnota's raken los van het origineel
Zonder verwijzing staat een creditnota als losse factuur naast het origineel. Later weet niemand meer welke factuur ze corrigeert, en iemand kan het origineel verwijderen terwijl de correctie blijft staan.
Waarom het origineel blijft staan
De melding bij een goedgekeurde factuur luidt dat de gegevens zijn vergrendeld en dat u moet corrigeren met een creditnota. Dat is bewust: het totaal van wat is goedgekeurd verandert nooit stilzwijgend. Het origineel blijft dus staan met haar bedragen en toewijzing, en de creditnota komt eromheen te staan als eigen factuur met een eigen historie. Zo kunt u later zien wie wat heeft goedgekeurd.
Inkoopfacturen
Wat het koppelen beschermt
Verwijst een creditnota naar een factuur, dan kunt u die factuur niet verwijderen: Fidrel meldt dat een creditnota naar deze factuur verwijst en dat u eerst de creditnota moet verwijderen. Een factuur waarop een betaling is geregistreerd, kunt u ook niet verwijderen. Een verwijderde factuur staat 30 dagen in de prullenbak, waaruit een beheerder haar kan terugzetten; de koppeling van een creditnota blijft dan intact.
Een creditnota stap voor stap verwerken
Stap 1
Upload de creditnota als factuur
Sleep het bestand naar Fidrel, zoals bij elke inkoopfactuur: pdf, foto of e-factuur. Fidrel leest het uit en zet de factuur onder Te controleren. Het vakje Creditnota kan al zijn aangevinkt op grond van wat Fidrel uitleest; controleer het.
Stap 2
Koppel haar aan de oorspronkelijke factuur
Is het vakje Creditnota aangevinkt, dan verschijnt een keuzelijst Oorspronkelijke factuur met de facturen van dezelfde leverancier. U kunt zoeken op nummer. Kies de factuur die u corrigeert; een creditnota kan alleen naar een gewone factuur verwijzen.
Stap 3
Controleer de negatieve bedragen
Op een creditnota zijn alle bedragen negatief, op een gewone factuur positief. Zet u het vakje aan, dan draait Fidrel de tekens in de kop en in de factuurregels om. Vergelijk de bedragen met het origineel van de leverancier en kies Klopt, doorgaan.
Stap 4
Wijs toe aan dezelfde calculatieregel
In de stap Toewijzen aan calculatie kiest u zelf de regel. Kies de regel waarop de oorspronkelijke factuur stond, zodat de correctie op dezelfde post valt. Het hele bedrag moet zijn toegewezen voordat de creditnota kan worden goedgekeurd.
Stap 5
Keur de creditnota goed
Iemand met het recht Factuur goedkeuren kiest Factuur goedkeuren. Is het vierogenprincipe aan, dan doet iemand anders dan de controleur dat. In het factuurregister staat bij de factuur het woord Creditnota, zodat zij te onderscheiden is van gewone facturen.
Wat Fidrel hier niet doet
Fidrel wijst een creditnota niet vanzelf toe aan de calculatieregel van de oorspronkelijke factuur: u kiest de regel zelf en wijst het hele bedrag toe. Goedgekeurde gegevens zijn vergrendeld: u wijzigt een goedgekeurde factuur niet, u corrigeert haar met een creditnota. Fidrel voert geen betaling of terugbetaling uit; een betaling wordt alleen geregistreerd, en de bankverwerking blijft bij uw administratie.
Gerelateerde oplossingen
Eén project. Eén abonnement. Het hele platform is inbegrepen.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
- 30 dagen gratis
- Onbeperkt aantal deelnemers
- Geen minimale looptijd
Inzichten
Alles bekijken
Projectafstemming wordt eenvoudiger
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
De tekening bij de hand. Open DWG op je mobiel.
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Een duidelijkere planning. Van eerste activiteit tot laatste mijlpaal.
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meer
Nee. Goedgekeurde gegevens zijn vergrendeld. Fidrel zegt het zelf: corrigeer met een creditnota. De creditnota wordt een eigen factuur met negatieve bedragen.
Aan een gewone factuur van dezelfde leverancier in hetzelfde project. In de keuzelijst Oorspronkelijke factuur staan alleen zulke facturen, en u kunt zoeken op nummer.
Fidrel controleert dat op een creditnota alle bedragen negatief zijn en op een gewone factuur positief. Het vakje Creditnota draait de tekens voor u om.
Nee. U wijst de creditnota zelf toe en kiest de regel van de oorspronkelijke factuur. Fidrel doet voorstellen op grond van tekst, codes en eerdere facturen van de leverancier.
Niet zolang de creditnota bestaat. Verwijder eerst de creditnota. Een factuur met een geregistreerde betaling kunt u ook niet verwijderen.