Qui nous sommes et portée

Fidrel AB, une société constituée en Suède dont les coordonnées figurent ci-dessous, exploite fidrel.com et le service Fidrel. Elle est responsable des renseignements personnels qu’elle détient au sujet des demandes faites sur le site, des comptes, de la sécurité et de ses propres relations avec ses clients. Pour le contenu d’un projet qui relève d’un client, c’est ce client qui décide de son utilisation, et Fidrel le traite pour son compte à titre de fournisseur de services, selon le contrat conclu avec ce client; adressez-vous d’abord au responsable du projet pour ce contenu. La présente politique vise à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et, lorsqu’elles s’appliquent, les lois sur la protection des renseignements personnels de l’Alberta et de la Colombie-Britannique. À titre de société établie en Suède, Fidrel respecte également le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne.

Renseignements recueillis et sources

Auprès de vous : nom, adresse courriel, fonction, organisation, demandes et renseignements pour une soumission. Auprès de votre organisation : un administrateur peut vous inviter et vous attribuer un rôle. Par votre utilisation du service : documents, versions, métadonnées, révisions, commentaires et activité dans les projets. Par les paiements : abonnement, références de facturation et état du paiement, jamais le numéro complet de votre carte. Automatiquement : adresse IP, renseignements sur le navigateur et l’appareil, et journaux de sécurité et d’erreurs. Auprès des fournisseurs de connexion : les renseignements décrits plus bas.

Finalités et consentement

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels uniquement pour des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables et seulement dans la mesure nécessaire à ces fins : fournir, sécuriser et soutenir le service; créer et gérer les comptes; traiter les commandes, les paiements et les renouvellements; répondre aux demandes; détecter et prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité; tenir les registres fiscaux et comptables et respecter nos autres obligations légales; entretenir et améliorer le service. Nous vous informons de ces fins au moment de la collecte. En créant un compte, en passant une commande ou en communiquant avec nous, vous consentez à ces utilisations. Nous demandons votre consentement exprès, en termes simples et clairs, avant toute nouvelle fin et pour tout suivi facultatif au moyen des Paramètres des cookies. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles; nous vous dirons si ce retrait nous empêche de continuer à fournir une partie du service.

Qui reçoit les renseignements

Les membres autorisés d’un projet voient le contenu selon les règles du projet. Nos fournisseurs de services sont OVHcloud (serveurs à Londres, au Royaume-Uni) et Cloudflare pour l’hébergement et la diffusion; Supabase pour la base de données, l’authentification, le stockage des documents et les courriels d’authentification; et Stripe pour les paiements lorsque sa page de paiement est utilisée. Stripe peut aussi utiliser des renseignements pour ses propres obligations légales. Nos fournisseurs doivent, par contrat, protéger les renseignements et les utiliser uniquement pour les services qu’ils nous fournissent. Nous communiquons des renseignements aux autorités lorsque la loi l’exige, ainsi qu’à un successeur si l’entreprise de Fidrel est réorganisée, fusionnée ou vendue, sous réserve de la présente politique. Resend envoie les courriels du service, par exemple les invitations, les notifications et les factures. Google fournit reCAPTCHA pour les formulaires du site. Les images cartographiques proviennent d’OpenFreeMap et d’Esri, et l’adresse d’un projet est transmise au service de recherche d’adresses de Komoot (Photon) lorsque le projet est placé sur la carte. Fidrel AI fait l’objet d’une section distincte.

Communication à l’extérieur du Québec et du Canada

Fidrel est établie en Suède, et nos fournisseurs peuvent traiter et conserver des renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment dans l’Union européenne et l’Espace économique européen, au Royaume-Uni et aux États-Unis. Pendant qu’ils s’y trouvent, les renseignements sont soumis aux lois de ces pays et peuvent être accessibles à leurs tribunaux et à leurs autorités chargées de l’application de la loi et de la sécurité nationale. Nous ne promettons pas un traitement dans un seul pays. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qu’exige la loi québécoise, et nous encadrons la communication par une entente écrite et d’autres mesures qui assurent aux renseignements une protection adéquate. Vous pouvez nous demander quels destinataires, pays et mesures de protection s’appliquent. La base de données et les documents sont hébergés par Supabase à Stockholm, en Suède.

Conservation

Les renseignements du compte sont conservés tant que le compte est utilisé; le contenu et les versions des projets suivent les durées convenues pour le projet et sa conservation. La corbeille n’est pas une suppression immédiate. Les demandes sont conservées le temps de les traiter et en vue d’éventuelles réclamations; les registres fiscaux et comptables sont conservés pendant la durée exigée par la loi. Les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision à votre sujet sont conservés assez longtemps pour que vous puissiez en demander l’accès. Lorsque la fin pour laquelle ils ont été recueillis est accomplie, nous les détruisons ou les anonymisons, sous réserve des durées de conservation prévues par la loi. Les documents et dossiers placés dans la corbeille sont définitivement supprimés après 30 jours, de même que les plannings, les chiffrages non approuvés et les factures fournisseurs dans la corbeille; les téléversements jamais terminés y sont déplacés après un jour. Les conversations et brouillons de Fidrel AI sont supprimés 180 jours après la dernière utilisation, les journaux techniques des appels à l’IA après 30 jours et les données de consommation d’IA sans contenu après 400 jours. Les invitations sont valables 7 jours. Les sauvegardes de la base de données sont conservées 7 jours, puis remplacées.

Vos droits

Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet, d’y accéder et de savoir comment ils ont été utilisés et à qui ils ont été communiqués, d’en contester l’exactitude et de les faire rectifier, et de retirer votre consentement. En vertu de la loi québécoise, vous avez aussi le droit de recevoir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, de nous demander de cesser de les diffuser ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom lorsque la loi le permet, et d’être informé de toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et de présenter vos observations. Nous vérifions les demandes en les associant à l’adresse courriel de votre compte et pouvons vous demander d’autres renseignements au besoin. L’accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et nous vous en informons à l’avance. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande; lorsque la loi applicable permet une prolongation, nous vous en avisons par écrit dans ce délai, avec le motif et la nouvelle date. Tout refus est motivé et vous indique vos recours.

Connexion avec Google, Microsoft ou Facebook et suppression de vos données

Si vous vous connectez avec Google, Microsoft ou Facebook, nous recevons de ce service votre nom, votre adresse courriel et, le cas échéant, votre photo de profil. Nous les utilisons uniquement pour créer et reconnaître votre compte, ne publions jamais rien en votre nom et ne lisons pas vos contacts. Vous pouvez dissocier le service dans les Paramètres de Fidrel ou retirer Fidrel dans les paramètres d’applications du service. Pour supprimer votre compte et vos renseignements personnels, choisissez « Demander la fermeture du compte » dans les Paramètres, ou écrivez à [email protected] à partir de l’adresse de votre compte avec l’objet « Supprimer mes données ». Nous confirmons la demande et supprimons les données du compte sans délai indu, normalement dans un délai d’un mois, sauf ce que la loi nous oblige à conserver, comme les registres fiscaux et comptables. Le contenu du projet d’un client est traité selon le contrat de ce client.

Fidrel AI

Lorsque vous utilisez Fidrel AI, votre question, les messages précédents de la même conversation, la page où vous vous trouvez et les renseignements du projet que l’assistant consulte pour répondre sont communiqués à OpenAI, qui les traite pour notre compte. L’assistant ne consulte que ce à quoi vous avez vous-même accès, ainsi que les fichiers ou images que vous joignez. Les renseignements du projet peuvent contenir des noms de personnes du projet. Votre nom et votre adresse courriel ne sont pas communiqués; OpenAI reçoit un identifiant qui ne peut vous être rattaché sans nos renseignements. OpenAI n’utilise pas ces renseignements pour entraîner ses modèles et les conserve au plus 30 jours pour détecter les abus. OpenAI peut traiter les renseignements aux États-Unis, selon notre entente de traitement des données avec OpenAI. Vos conversations sont conservées dans Fidrel, ne sont visibles que par vous et sont supprimées après 180 jours sans activité. L’administrateur du projet peut désactiver Fidrel AI pour le projet. Les réponses peuvent contenir des erreurs : vérifiez ce qui est important. Si vous demandez à Fidrel AI de lire une facture fournisseur, son contenu est transmis de la même manière.

Responsable de la protection des renseignements personnels, demandes et plaintes

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Fidrel est Nikolai Parkkila, Fidrel AB. À ce titre, il veille au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et il est la personne qui répond de la conformité de Fidrel à la LPRPDE et aux autres lois canadiennes applicables sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre par courriel à [email protected], avec l’objet « Responsable de la protection des renseignements personnels », ou par la poste à l’adresse indiquée dans les coordonnées de l’entreprise ci-dessous. Pour faire une demande, utilisez les Paramètres de Fidrel, notamment « Demander la fermeture du compte » pour supprimer votre compte, ou écrivez à [email protected] avec l’objet « Demande relative aux renseignements personnels ». Une personne que vous autorisez par écrit peut faire une demande en votre nom; nous pouvons vous demander de nous confirmer directement votre identité et cette autorisation. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, notamment par une demande d’examen de mésentente dans les 30 jours suivant un refus d’accès ou de rectification, ou porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, lorsque leur loi s’applique, du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta ou de la Colombie-Britannique. Nous vous invitons à communiquer d’abord avec nous afin que nous puissions tenter de régler la situation.

Sécurité, incidents, enfants et modifications

Des contrôles d’accès et des connexions chiffrées protègent le service, bien qu’aucun système ne soit parfaitement sûr. Si un incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, ou, en vertu de la loi fédérale, si une atteinte aux mesures de sécurité crée un risque réel de préjudice grave, nous vous en avisons, ainsi que la Commission d’accès à l’information ou le Commissariat compétent, comme la loi l’exige, et nous tenons un registre des incidents. L’application ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ayant des effets juridiques ou des effets importants semblables. Fidrel est un service professionnel qui ne s’adresse pas aux enfants; nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des enfants, et en aucun cas concernant un enfant de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur qu’exige la loi québécoise. Nous publierons toute modification de la présente politique sur cette page et aviserons les titulaires de compte des modifications importantes.

Lettres d’information

Des lettres d’information sont prévues. L’abonnement nécessitera une inscription séparée et volontaire expliquant l’utilisation de votre e-mail et le désabonnement. Accepter les cookies ne vous inscrit pas. Lorsque nous envoyons des messages électroniques commerciaux, nous le faisons uniquement dans les cas permis par la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) : avec votre consentement exprès ou avec un consentement tacite, par exemple dans le cadre d’une relation d’affaires en cours, comme dans les deux ans suivant un achat. Chacun de ces messages identifie Fidrel, indique nos coordonnées et contient un lien de désabonnement, et nous donnons suite à une demande de désabonnement dans un délai de 10 jours ouvrables. Les messages de service concernant votre compte, la sécurité, les commandes et la facturation ne sont pas du marketing et sont envoyés dans tous les cas.

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Autorité de protection des renseignements personnels

Coordonnées et renseignements sur l’entreprise

Nom de l’entreprise: Fidrel AB
Numéro d’immatriculation: 559556-3593
Numéro de TVA (UE): SE559556359301
Adresse postale: Paviljongvägen 2 132 40 Stockholm
Courriel: [email protected]

Politique de confidentialité