Samma person beställer, kontrollerar och godkänner
I ett litet projekt gör platschefen ofta allt: beställer, kontrollerar leveransen och godkänner fakturan. Ett fel, eller en felaktig faktura, passerar utan att någon annan har sett den.
Ordförklaring
Fyraögonsprincipen för leverantörsfakturor i projekt
Fyraögonsprincipen, i kommunala attestregler ofta kallad dualitetsprincipen, innebär att två personer ser varje faktura: en kontrollerar den och en annan godkänner den. Den här sidan förklarar vad principen betyder för leverantörsfakturor i ett byggprojekt och hur den slås på per projekt i Fidrel, där den som verifierade en faktura då inte själv kan godkänna den.
30 dagar gratis · Ingen bindningstid.
Varför en person inte bör göra allt
Attestreglerna finns på papper, inte i verktyget
Beställarens attestordning säger att två personer ska godkänna, men verktyget låter en person göra det. Regeln hålls bara så länge alla kommer ihåg den.
Ingen kan visa efteråt vem som såg vad
När revisorn eller beställaren frågar behöver projektet kunna visa vem som kontrollerade fakturan och vem som godkände den, och att det inte var samma person.
Vad principen innebär
Fyraögonsprincipen säger inte vem som ska göra vad, bara att två olika personer ska göra det: den som kontrollerar fakturans uppgifter och kostnadens tillhörighet är inte den som godkänner att kostnaden belastar projektet. I ett byggprojekt är det ofta platschefen eller projektingenjören som kontrollerar mot leverans och beställning, och projektchefen eller beställarens ombud som godkänner. Principen är ett val ni gör, utifrån er egen attestordning; Fidrel kräver den inte.
Leverantörsfakturor
Ett val per projekt, avstängt från början
Regeln slås på per projekt av en administratör under Godkännande av fakturor. Innan dess kan en person med rätt behörighet kontrollera, koppla och godkänna samma faktura, vilket passar små projekt där bara en person hanterar ekonomin. När regeln är påslagen gäller den fakturor som godkänns från och med nu; redan godkända fakturor rörs inte. Samma regel gäller sedan också i förvaltningens ekonomi.
Så fungerar fyraögonsprincipen i Fidrel
Steg 1
Slå på regeln för projektet
En administratör öppnar Behörigheter under projektets ekonomi och bockar i Fyraögonsprincip under Godkännande av fakturor. Regeln gäller fakturor som godkänns från och med nu.
Steg 2
En person kontrollerar
Den som kontrollerar fakturan jämför det Fidrel läst av med originalet, väljer leverantör, bekräftar beloppen och kopplar hela beloppet till kalkylen.
Steg 3
En annan person godkänner
Den som kontrollerade fakturan ser att den enligt projektets fyraögonsprincip godkänns av någon annan med rätt att godkänna fakturor. Den personen attesterar, och fakturan räknas in i uppföljningen.
Hur Fidrel håller principen
Fidrel sparar vem som verifierade fakturan. Med fyraögonsprincipen påslagen stoppas den personen från att godkänna den: knappen ersätts av en förklaring, och om någon ändå försöker vägrar databasen. Behörigheterna ges per person, för att ladda upp, ändra och godkänna fakturor, så att ni kan bestämma vilka som alls får godkänna. Hela beloppet måste vara kopplat till kalkylen innan fakturan kan godkännas, och godkända uppgifter låses; en rättelse görs med en kreditfaktura som länkas till originalet.
Spårbarheten efteråt
Fakturans historik visar vem som gjorde vad och när, med uppgifterna före och efter varje ändring. Registret exporteras till Excel och CSV, så att beställaren eller revisorn får listan med leverantör, belopp och status. Betalningar registreras efteråt, med betaldatum, som uppgift om något som redan gjorts.
Det här gör Fidrel inte
Fidrel utför inga betalningar och bokför inte; att en faktura är godkänd betyder att kostnaden räknas in i projektets uppföljning, inte att den är betald. Det finns ett godkännandesteg: en person godkänner, eller två med fyraögonsprincipen, men ingen attestkedja med beloppsgränser eller flera nivåer. Ingen får mejl om fakturor som väntar; de syns under Att attestera i Fidrel. Fakturor tas inte emot via mejl eller e-fakturanät.
Relaterade lösningar
Ett projekt. Ett abonnemang. Hela plattformen ingår.
Provperioden gäller ditt första egna projekt och börjar när projektet skapas. Inget kort krävs. Därefter väljer du kort eller faktura för att fortsätta.
- 30 dagar gratis
- Obegränsat antal deltagare
- Ingen bindningstid
Insikter
Visa alla
Samordning i projekt har aldrig varit enklare
Framtidens projektsystem håller ihop människor, underlag och beslut. Upptäck tanken bakom Fidrel.
Läs mer
Ritningen med dig. Öppna DWG direkt i mobilen.
På arbetsplatsen behöver svaret finnas nära. Med Fidrel kan du förhandsvisa DWG-ritningar direkt i mobilens webbläsare och hitta underlaget i projektets dokumentstruktur.
Läs mer
En tydligare tidplan. Från första aktivitet till sista milstolpe.
När alla ser nästa steg blir det enklare att driva projektet framåt. Fidrels tidplan samlar aktiviteter, datum och rapporterad framdrift i en gemensam Gantt-vy.
Läs mer
I praktiken ja. Kommunala attestregler talar om dualitetsprincipen, företag om fyraögonsprincipen. Båda betyder att två olika personer kontrollerar och godkänner.
Nej. Regeln är avstängd från början och slås på per projekt av en administratör. Utan den kan en person med rätt behörighet kontrollera, koppla och godkänna samma faktura.
Fidrel visar att fakturan enligt projektets fyraögonsprincip godkänns av någon annan med rätt att godkänna fakturor, och databasen vägrar om någon ändå försöker.
Nej. Den gäller fakturor som godkänns från och med att regeln slås på. Tidigare godkända fakturor rörs inte.
Nej. Fidrel har ett godkännandesteg, med en eller två personer. Attestkedjor med beloppsgränser hör till ekonomisystemet.
Den som en administratör har gett rätten att godkänna fakturor under projektets ekonomi. Administratörer har all åtkomst till ekonomin.